Dokümantasyon

1. Giriş

Platformumuz işletmenizin özerkliği, verimliliği ve güvenliği düşünülerek tasarlanmıştır. Geleneksel yönetim sistemlerinin aksine, Shop Tools bilgilerinize tam kontrol sağlar ve işletme operasyonlarınızın her yönünü yönetmek için kendi bulut depolama altyapınızı kullanmanıza olanak tanır.

Bu dokümantasyon, ilk kurulumdan gelişmiş otomasyon araçlarımızda uzmanlaşmaya kadar size adım adım rehberlik edecek şekilde yapılandırılmıştır.

• Veri Egemenliği: Bilgilerinizin tek sahibi sizsiniz. Google Drive veya Dropbox hesabınızı entegre ederek tüm kayıtlar doğrudan kişisel alanınızda depolanır; bu da gizliliği ve kalıcı erişimi garanti eder.
• Kapsamlı Yönetim: Envanter ve tedarikçi kontrolünden mobil tarayıcıyla satış kaydına kadar her şey sezgisel bir arayüzde merkezileştirilmiştir.
• Müşteri Hizmetlerinde İnovasyon: Özel sıra yönetim sistemimizle, otomatik WhatsApp bildirimleri ve dijital randevu planlaması aracılığıyla müşteri hizmetlerinizi modernize edebilirsiniz.
• Mobilite: QR kodlarının ve gerçek zamanlı barkod taramasının entegrasyonu sayesinde her akıllı telefonu bir çalışma aracına dönüştürün.

İşletmenizi bugün büyütmeye başlayabilmeniz için her bir modülün ayrıntılarını aşağıda bulabilirsiniz.

2. Kullanıcı kaydı

Shop Tools platformundaki kullanıcı kayıt işlemi bir e-posta hesabı kullanılarak gerçekleştirilir; burada bulut depolama biriminizde (Google Drive veya Dropbox olabilir) dosya oluşturulması için izin vermeniz gerekir. İzin vermezseniz, oluşturulan veriler bu alanda depolanacağı için aracı kullanamazsınız.

3. Mağaza kaydı

Shop Tools'taki katılım ve başlatma süreci, güvenli ve özelleştirilmiş bir teknik ortamın kurulmasını gerektirir. Mağazanızın tüm finansal ve ticari bilgilerinin bütünlüğünü, yedeğini ve taşınabilirliğini garanti etmek için platform, merkezi olmayan bulut tabanlı bir depolama sistemi kullanır. İşlemleri kaydetmeye başlamadan önce, uygulamayı resmi Google Drive veya Dropbox API'leri aracılığıyla güvenilir depolama sağlayıcınızla bağlamanız temel bir gereksinimdir. Bu okuma ve yazma izinlerini vererek, Shop Tools'un kişisel bulut hesabınızda güvenli, otomatik bir dizin oluşturmasına izin vermiş olursunuz. Bu özel alan, yazılım tarafından oluşturulan tüm periyodik yedeklemelere, yapılandırma dosyalarına, şifrelenmiş veri tabanlarına ve analitik raporlara ev sahipliği yapacaktır. Bu mekanizma, yerel donanım arızaları nedeniyle hassas bilgilerin kaybolması riskini tamamen ortadan kaldırarak işletme verilerinizin her zaman kullanılabilir olmasını, banka düzeyinde standartlar altında korunmasını ve mutlak kontrolünüz altında olmasını sağlar. Bulut depolama alanınızla başarılı bir senkronizasyon sağlandıktan sonra, sistem sizi otomatik olarak Ticari Kimlik Kayıt Formuna yönlendirecektir. Bu adım, her işletme tamamen farklı mali, coğrafi ve operasyonel gerçekler altında çalıştığı için aracın parametreleştirilmesi açısından temel niteliktedir. Bu formda mağazanızın yapısal verilerini ayrıntılı olarak kaydetmelisiniz: Ticari Unvan ve Vergi Numarası: Makbuzların, fişlerin ve dahili finansal raporların daha sonra düzenlenmesi ve özelleştirilmesi için gerekli resmi veriler. Temel Para Birimi ve Vergi Rejimi: Tüm satın alma ve satışların hesaplanacağı yerel para biriminin yanı sıra ürünleriniz için geçerli vergi oranlarını (KDV gibi) tanımlar. İletişim Bilgileri ve Konum: Hem ticari belgelerinizin üst bilgisinde yer alacak hem de otomatik uyarıları yapılandırmak için kullanılacak fiziksel adres, telefon numaraları ve e-postalar.

4. Kontrol Paneli

Merkezi Shop Tools kontrol paneli, ticaretiniz için temel iş zekası merkezi olarak tasarlanmıştır. Mağazanızın tüm operasyonel ve finansal hareketlerini gerçek zamanlı olarak toplayan, işleyen ve sentezleyen etkileşimli bir komuta merkezi gibi çalışır. Karmaşık e-tabloları veya fiziksel muhasebe defterlerini incelemek yerine, bu panel ham verileri kolayca anlaşılabilir görsel metriklere dönüştürerek işletme sahiplerinin ve yöneticilerinin doğru ve güvenilir bilgilerle desteklenen anlık stratejik kararlar almasını sağlar.

5. Mağaza ayarları

Ekranın sağ üst köşesinde, gerekirse mağazanızın bilgilerini değiştirmenize olanak tanıyan “Ayarlar” seçeneğini bulacaksınız.

6. İşlem yönetimi

İşlem oluşturma

Bir işlem oluşturmak için ekranın sağ alt tarafındaki “İşlem ekle” düğmesine basın; bir form içeren bir pencere açılacaktır. Öncelikle “Gelir”, “Gider”, “Ödenecek” veya “Alınacak” olabilecek işlem türünü seçin, ardından bu işlemin yeni bir müşteri veya tedarikçiyle mi yoksa mevcut bir müşteri/tedarikçiyle mi ilişkili olduğunu belirtin (yeni biriyse bilgilerini kaydetmelisiniz; aksi takdirde görüntülenecek listeden birini seçin). Daha sonra faturalandırılacak ürünleri seçip sepete ekleyebilirsiniz. Bunları açılır listeyi kullanarak manuel olarak veya akıllı telefonunuzla bir QR kodu tarayarak etkinleştirilen mobil barkod tarayıcıyı kullanarak ekleyebilirsiniz. Son olarak ödeme yöntemini seçip “İşlem ekle” düğmesine basmalısınız.

Barkod tarayıcıyı etkinleştir

Barkod tarayıcıyı etkinleştirmek için “Mobil barkod tarayıcıyı aç” düğmesine basın; ekranda akıllı telefonunuzla taramanız gereken bir QR kodu görünecektir. Ardından telefonunuzda, telefonun kamerasını etkinleştirmek için tarayıcıyı başlatmanız gereken bir web sitesi açılacaktır. Son olarak kamerayı ürünün barkoduna doğrultun ve “Tara” düğmesine basın.

İşlem düzenleme

Bir işlemi değiştirmek için listedeki kayıtlardan birindeki kalem simgesine basın; işlem ayrıntılarını içeren bir pencere açılacaktır. Yalnızca açıklama, ödeme yöntemi ve işlem türü değiştirilebilir.

İşlem silme

Bir işlemi silmek için listedeki kaydın sağ tarafında bulunan çöp kutusu simgesine basmalısınız.

İşlem makbuzunu indir

İşlem makbuzunu indirmek için listede yer alan işlem türü simgesini seçin; işlem bilgilerini içeren bir pencere açılacaktır. Alt kısımdaki “PDF İndir” düğmesine tıklayın.

7. Envanter Yönetimi

Envanter kataloğu, herhangi bir ticari işletmenin en hayati dinamik varlığıdır. Satış noktasında hızlı bir iş akışını garanti etmek ve mal sayımındaki insani hataları önlemek için Shop Tools, yeni ürünlerin indekslenmesi ve kaydı için optimize edilmiş bir motora sahiptir. Bu dijital katılım süreci sezgisel, merkezi ve anında uygulanabilir olacak şekilde tasarlanmıştır. Veritabanınıza yeni bir ürün ekleme sürecini başlatmak için envanter bölümüne gitmeli ve arayüzün ana ekranının sağ alt köşesinde bulunan etkileşimli 'Ürün kaydet' düğmesine basmalısınız.

Ürün kaydı

Bir ürün kaydetmek için ekranın sağ alt tarafındaki “Ürün ekle” düğmesine basın. Ardından istenen bilgileri doldurmanız gereken bir form içeren açılır pencere görünecektir.

Ürün düzenleme

Ürün verilerini değiştirmek için listedeki kayıtlardan birindeki kalem simgesine tıklayın; güncellenecek ürün verilerini içeren bir form açılacaktır.

Ürün silme

Ürün verilerini silmek için listedeki kaydın sağ tarafında bulunan çöp kutusu simgesine tıklayın.

Barkodu görüntüle ve indir

Bir ürünün barkodunu görüntülemek için listedeki göz simgesine basın; ilgili kod ekranda altında indirme seçeneğiyle birlikte görüntülenecektir.

8. Müşteri Yönetimi

Bu bölümde işletmenizin farklı müşterilerinin bilgilerini kaydedebilirsiniz.

Müşteri kaydı

Bir müşteri kaydetmek için ekranın sağ alt tarafındaki “Müşteri ekle” düğmesine tıklayın. Ardından istenen bilgileri doldurmanız gereken bir form içeren bir pencere açılacaktır.

Müşteri düzenleme

Bir müşterinin bilgilerini değiştirmek için listedeki kayıtlardan birindeki kalem simgesine basın; güncellenecek müşteri bilgilerini içeren bir form açılacaktır.

Müşteri silme

Bir müşterinin bilgilerini silmek için listedeki kaydın sağ tarafında bulunan çöp kutusu simgesine basın.

9. Tedarikçi Yönetimi

Bu bölümde işletmenizin farklı tedarikçilerinin bilgilerini kaydedebilirsiniz.

Tedarikçi kaydı

Bir tedarikçi kaydetmek için ekranın sağ alt tarafındaki “Tedarikçi ekle” düğmesine tıklayın. İstenen bilgileri doldurmanız gereken bir form içeren bir pencere görünecektir.

Tedarikçi düzenleme

Bir tedarikçinin ayrıntılarını değiştirmek için listedeki kayıtlardan birindeki kalem simgesine tıklayın; güncellenecek tedarikçi ayrıntılarını içeren bir form açılacaktır.

Tedarikçi silme

Bir tedarikçinin ayrıntılarını silmek için listedeki kaydın sağ tarafındaki çöp kutusu simgesine tıklayın.

10. Müşteri Sıra Yönetimi

Bu bölümde işletmeniz için bir müşteri randevu planlama sistemi kurabilirsiniz. Bu özellik restoranlar, klinikler, bankalar ve kasaplar için oldukça kullanışlıdır. Bir müşteriye randevu atandığında, sıranın kendisinde olduğunu bildiren bir WhatsApp bildirimi alır.

Kontrol Paneli

Burada bekleme listesindeki ilk 7 müşteriyi ve şu anda kime hizmet verildiğini görebilirsiniz. Bu bölümde, bekleme listesinin güncel durumunun net bir şekilde görüntülenmesi için listeyi halka açık bir ekranda veya monitörde tam ekran modunda görüntüleyebilirsiniz. Bekleme sırasındaki ilk müşteriyi “Hizmet Verildi” olarak işaretlemek ve bir sonrakine geçmek için BOŞLUK veya ENTER tuşuna basın ya da “Sonraki müşteri” düğmesine tıklayın.

Bekleme Listesi

Bu özellik, sıradaki müşterilerin tam listesini görüntülemenize ve istediğiniz müşteriyi çıkarmanıza olanak tanır.

Bilet Oluştur

Bu bölümde, müşterilerinize taratmaları için yazdırmanız veya göstermeniz gereken bir QR kodu oluşturulur. Müşteri QR kodunu taradığında, akıllı telefonunun tarayıcısında adını, soyadını ve telefon numarasını girmesi gereken bir form görünecektir (bu son alan önemlidir, böylece müşteri sırası geldiğinde WhatsApp üzerinden bir bildirim alabilir).

11. Bulutta depolanan verileri alma

Bulutta oluşturulan verilere erişmek için “SHOP TOOLS” adlı dizine erişmelisiniz; burada oluşturulan verileri içeren bir e-tablo dosyası bulacaksınız.