Dokumentacja

1. Wstęp

Nasza platforma została zaprojektowana z myślą o autonomii, wydajności i bezpieczeństwie Twojej firmy. W przeciwieństwie do tradycyjnych systemów, Shop Tools daje Ci pełną kontrolę nad informacjami, pozwalając na wykorzystanie własnej chmury do zarządzania wszystkimi obszarami działalności.

Ta dokumentacja została przygotowana, aby przeprowadzić Cię krok po kroku od wstępnej konfiguracji po zaawansowane narzędzia automatyzacji.

• Suwerenność danych: Jesteś jedynym właścicielem swoich danych. Dzięki integracji z kontem Google Drive lub Dropbox wszystkie wpisy są zapisywane bezpośrednio w Twojej prywatnej przestrzeni, co gwarantuje prywatność i stały dostęp.
• Kompleksowe zarządzanie: Od kontroli magazynu i dostawców po rejestrację sprzedaży za pomocą mobilnego skanera – wszystko jest scentralizowane w intuicyjnym interfejsie.
• Innowacja w obsłudze klienta: Dzięki naszemu systemowi zarządzania kolejkami zmodernizujesz obsługę klienta za pomocą automatycznych powiadomień WhatsApp i cyfrowych numerów w kolejce.
• Mobilność: Zmień dowolny smartfon w narzędzie pracy dzięki integracji kodów QR i skanowania kodów kreskowych w czasie rzeczywistym.

Poniżej znajdziesz szczegóły każdego modułu, dzięki którym możesz zacząć rozwijać swoją firmę już dziś.

2. Rejestracja użytkownika

Proces rejestracji użytkownika na platformie Shop Tools odbywa się za pomocą konta e-mail, na którym należy udzielić uprawnień do tworzenia plików w chmurze (Google Drive lub Dropbox). Bez udzielenia tych uprawnień korzystanie z narzędzia nie będzie możliwe, ponieważ wygenerowane dane są przechowywane w tej przestrzeni.

3. Rejestracja firmy

Proces wdrażania i rozpoczęcia pracy w Shop Tools wymaga skonfigurowania bezpiecznego i spersonalizowanego środowiska technicznego. Aby zagwarantować integralność, kopię zapasową oraz przenośność wszystkich informacji finansowych i handlowych firmy, platforma wykorzystuje zdecentralizowany system przechowywania w chmurze. Przed rozpoczęciem rejestracji transakcji niezbędne jest połączenie aplikacji z zaufanym dostawcą chmury poprzez oficjalne interfejsy API Google Drive lub Dropbox. Udzielając uprawnień do odczytu i zapisu, pozwalasz Shop Tools utworzyć bezpieczny, zautomatyzowany katalog na Twoim osobistym koncie. Ta prywatna przestrzeń będzie przechowywać kopie zapasowe, pliki konfiguracyjne, zaszyfrowane bazy danych oraz raporty analityczne. Mechanizm ten całkowicie eliminuje ryzyko utraty poufnych informacji w przypadku awarii lokalnego sprzętu, zapewniając stałą dostępność i ochronę danych. Po pomyślnej synchronizacji system automatycznie przekieruje Cię do formularza rejestracji firmy. Krok ten jest kluczowy dla parametryzacji narzędzia, ponieważ każda firma działa w innej rzeczywistości podatkowej i operacyjnej. W formularzu należy podać: Nazwę firmy i NIP: Oficjalne dane do wystawiania i personalizacji rachunków, paragonów i raportów. Walutę bazową i reżim podatkowy: Określa walutę transakcji oraz stawki podatkowe (np. VAT). Dane kontaktowe i lokalizację: Adres fizyczny, numery telefonów i adresy e-mail wykorzystywane w nagłówkach dokumentów oraz powiadomieniach.

4. Pulpit nawigacyjny

Zdecentralizowany pulpit nawigacyjny Shop Tools został zaprojektowany jako centrum analityki biznesowej dla Twojego handlu. Działa jako interaktywne centrum dowodzenia, które w czasie rzeczywistym gromadzi, przetwarza i podsumowuje wszystkie operacje finansowe i handlowe firmy. Zamiast przeglądać skomplikowane arkusze kalkulacyjne lub księgi, panel ten przekształca surowe dane w przejrzyste wskaźniki wizualne, umożliwiając podejmowanie natychmiastowych decyzji strategicznych na podstawie rzetelnych informacji.

5. Ustawienia firmy

W prawym górnym rogu ekranu znajdziesz opcję „Ustawienia”, która w razie potrzeby umożliwia modyfikację danych Twojej firmy.

6. Zarządzanie operacjami

Tworzenie operacji

Aby utworzyć operację, naciśnij przycisk „Zarejestruj operację” w prawym dolnym rogu ekranu. Pojawi się okno z formularzem. Najpierw wybierz typ operacji („Przychód”, „Wydatek”, „Do zapłaty” lub „Należność”), a następnie wskaż, czy dotyczy ona nowego, czy istniejącego klienta bądź dostawcy (dla nowego należy podać dane, dla istniejącego – wybrać z listy). Następnie wybierz produkty do zafakturowania i dodaj je do koszyka – ręcznie z listy rozwijanej lub za pomocą mobilnego skanera kodów kreskowych uruchamianego kodem QR. Na koniec wybierz formę płatności i kliknij „Zarejestruj operację”.

Aktywuj skaner kodów kreskowych

Aby aktywować skaner kodów kreskowych, naciśnij przycisk „Otwórz mobilny skaner kodów kreskowych”. Na ekranie pojawi się kod QR, który należy zeskanować smartfonem. Telefon otworzy stronę internetową, na której należy uruchomić skaner, aby włączyć aparat. Na koniec skieruj aparat na kod kreskowy produktu i naciśnij przycisk „Skanuj”.

Modyfikacja operacji

Aby zmodyfikować operację, kliknij ikonę ołówka przy wybranym wpisie z listy. Pojawi się okno z szczegółami. Modyfikacji podlega jedynie tytuł/opis, forma płatności i typ operacji.

Usuwanie operacji

Aby usunąć operację, naciśnij ikonę kosza znajdującą się po prawej stronie wpisu na liście.

Pobierz dowód operacji

Aby pobrać dowód operacji, kliknij ikonę typu operacji na liście. W oknie z informacjami o transakcji kliknij przycisk „Pobierz PDF” na dole.

7. Zarządzanie magazynem

Katalog produktów to najważniejszy dynamiczny zasób każdego przedsiębiorstwa handlowego. Aby zagwarantować płynną pracę w punkcie sprzedaży i zapobiec błędom przy liczeniu towaru, Shop Tools posiada zoptymalizowany moduł indeksowania i rejestracji artykułów. Aby dodać nowy produkt, przejdź do sekcji magazynowej i kliknij przycisk „Dodaj produkt” w prawym dolnym rogu ekranu.

Rejestracja produktu

Aby zarejestrować produkt, kliknij przycisk „Dodaj produkt” w prawym dolnym rogu ekranu i wypełnij formularz w otwartym oknie.

Modyfikacja produktu

Aby zmienić dane produktu, kliknij ikonę ołówka przy danym wpisie na liście i zaktualizuj dane w formularzu.

Usuwanie produktu

Aby usunąć produkt, kliknij ikonę kosza po prawej stronie wpisu na liście.

Wyświetlanie i pobieranie kodu kreskowego

Aby zobaczyć kod kreskowy produktu, kliknij ikonę oka na liście. Kod wyświetli się na ekranie wraz z opcją pobrania.

8. Zarządzanie klientami

W tej sekcji możesz rejestrować dane swoich klientów.

Rejestracja klientów

Aby zarejestrować klienta, kliknij przycisk „Zarejestruj klienta” w prawym dolnym rogu ekranu i wypełnij formularz.

Modyfikacja danych klientów

Aby zmienić dane klienta, kliknij ikonę ołówka przy wybranym wpisie i zaktualizuj formularz.

Usuwanie klientów

Aby usunąć dane klienta, kliknij ikonę kosza po prawej stronie wpisu na liście.

9. Zarządzanie dostawcami

W tej sekcji możesz rejestrować dane swoich dostawców.

Rejestracja dostawców

Aby zarejestrować dostawcę, kliknij przycisk „Zarejestruj dostawcę” w prawym dolnym rogu ekranu i wypełnij formularz.

Modyfikacja danych dostawców

Aby zmienić dane dostawcy, kliknij ikonę ołówka przy wybranym wpisie i zaktualizuj formularz.

Usuwanie dostawców

Aby usunąć dane dostawcy, kliknij ikonę kosza po prawej stronie wpisu na liście.

10. Zarządzanie kolejką klientów

W tej sekcji możesz skonfigurować system kolejkowy dla swojej firmy. Funkcja ta jest niezwykle przydatna w restauracjach, klinikach, bankach czy sklepach. Gdy klientowi zostanie przypisany numer, otrzyma powiadomienie na WhatsApp z informacją, że nadeszła jego kolej.

Pulpit nawigacyjny

Tutaj możesz zobaczyć pierwszych 7 klientów na liście oczekujących oraz osobę aktualnie obsługiwaną. Możesz wyświetlić tę listę w trybie pełnoekranowym na monitorze widocznym dla publiczności. Aby oznaczyć pierwszego klienta jako „Obsłużony” i przejść do następnego, naciśnij SPACJĘ, ENTER lub kliknij przycisk „Następny klient”.

Lista oczekujących

Ta funkcja umożliwia przeglądanie pełnej listy klientów w kolejce oraz usuwanie dowolnych wpisów.

Generuj Bilet

W tej sekcji generowany jest kod QR, który należy wydrukować lub pokazać klientom. Po zeskanowaniu kodu w przeglądarce smartfona klienta pojawi się formularz, w którym podaje imię, nazwisko i numer telefonu (niezbędny do wysłania powiadomienia WhatsApp).

11. Pobieranie danych przechowywanych w chmurze

Aby uzyskać dostęp do danych w chmurze, przejdź do katalogu o nazwie „SHOP TOOLS”, w którym znajdziesz plik arkusza kalkulacyjnego ze wszystkimi informacjami.