Documentação

1. Introdução

Nossa plataforma foi projetada pensando na autonomia, eficiência e segurança do seu negócio. Ao contrário dos sistemas de gestão tradicionais, o Shop Tools oferece controle total sobre suas informações, permitindo que você use sua própria infraestrutura de armazenamento em nuvem para gerenciar todos os aspectos das operações do seu negócio.

Esta documentação foi estruturada para guiá-lo passo a passo, desde a configuração inicial até o domínio de nossas ferramentas avançadas de automação.

• Soberania dos Dados: Você é o único proprietário das suas informações. Ao integrar sua conta do Google Drive ou Dropbox, todos os registros são armazenados diretamente no seu espaço pessoal, garantindo privacidade e acesso permanente.
• Gestão Abrangente: Desde o controle de estoque e fornecedores até o registro de vendas com scanner móvel, tudo está centralizado em uma interface intuitiva.
• Inovação no Atendimento ao Cliente: Com o nosso sistema exclusivo de gestão de filas, você pode modernizar seu atendimento ao cliente por meio de notificações automáticas do WhatsApp e agendamento digital de turnos.
• Mobilidade: Transforme qualquer smartphone em uma ferramenta de trabalho graças à integração de códigos QR e escaneamento de códigos de barras em tempo real.

Abaixo, você encontrará detalhes de cada módulo para começar a impulsionar seu negócio hoje mesmo.

2. Registro de usuário

O processo de registro de usuário na plataforma Shop Tools é realizado utilizando uma conta de e-mail, na qual você deve conceder permissões para a criação de arquivos na sua unidade de armazenamento em nuvem, que pode ser o Google Drive ou o Dropbox. Se você não conceder as permissões, não poderá utilizar a ferramenta, pois os dados gerados serão armazenados nesse espaço.

3. Registro de empresa

O processo de integração e inicialização no Shop Tools requer o estabelecimento de um ambiente técnico seguro e personalizado. Para garantir a integridade, o backup e a portabilidade de todas as informações financeiras e comerciais da sua empresa, a plataforma utiliza um sistema de armazenamento descentralizado baseado na nuvem. Antes de começar a registrar transações, é um requisito essencial vincular o aplicativo ao seu provedor de armazenamento de confiança, seja através das APIs oficiais do Google Drive ou do Dropbox. Ao conceder essas permissões de leitura e escrita, você permite que o Shop Tools crie um diretório seguro e automatizado dentro da sua conta pessoal na nuvem. Este espaço privado abrigará todos os backups periódicos, arquivos de configuração, bancos de dados criptografados e relatórios analíticos gerados pelo software. Este mecanismo elimina completamente o risco de perda de informações confidenciais devido a falhas de hardware local, garantindo que os dados do seu negócio estejam sempre disponíveis, protegidos sob padrões de nível bancário e sob seu controle absoluto. Assim que uma sincronização bem-sucedida com o seu armazenamento em nuvem for estabelecida, o sistema o redirecionará automaticamente para o Formulário de Registro de Identidade Comercial. Esta etapa é fundamental para a parametrização da ferramenta, pois cada negócio opera sob realidades fiscais, geográficas e operacionais completamente distintas. Neste formulário, você deve registrar detalhadamente os dados estruturais da sua empresa, incluindo: Razão Social e Identificação Fiscal: Dados oficiais necessários para a posterior emissão e personalização de comprovantes, recibos e relatórios financeiros internos. Moeda Base e Regime Tributário: Define a moeda nativa na qual todas as compras e vendas serão calculadas, bem como as porcentagens de impostos (como o IVA) aplicáveis aos seus produtos. Informações de Contato e Localização: Endereço físico, números de telefone e e-mails que servirão tanto para o cabeçalho dos seus documentos comerciais quanto para a configuração de alertas automatizados.

4. Dashboard

O painel centralizado do Shop Tools foi projetado como o núcleo de inteligência de negócios para o seu comércio. Ele funciona como um centro de comando interativo que coleta, processa e sintetiza todos os movimentos operacionais e financeiros da sua empresa em tempo real. Em vez de examinar planilhas complexas ou livros contábeis físicos, este painel transforma dados brutos em métricas visuais fáceis de entender, permitindo que proprietários e gestores de empresas tomem decisões estratégicas imediatas apoiadas por informações precisas e confiáveis.

5. Configuração da empresa

No canto superior direito da tela, você encontrará a opção “Configurações”, que permite modificar as informações da sua empresa, se necessário.

6. Gestão de operações

Criação de operação

Para criar uma transação, pressione o botão “Registrar operação” no canto inferior direito da tela, e uma janela modal com um formulário aparecerá. Primeiro, selecione o tipo de transação, que pode ser “Receita”, “Despesa”, “A pagar” ou “A receber”, depois indique se esta transação está associada a um novo cliente ou fornecedor ou a um já existente (se for um novo, você deve registrar os dados dele; caso contrário, selecione um da lista que será exibida). Em seguida, você pode selecionar os produtos a serem faturados e adicioná-los ao carrinho. Você pode adicioná-los manualmente usando a lista suspensa ou usando o scanner de código de barras móvel, que é ativado ao escanear um código QR com seu smartphone. Por fim, você deve selecionar o método de pagamento e pressionar “Registrar operação”.

Ativar scanner de código de barras

Para ativar o scanner de código de barras, pressione o botão “Abrir scanner de código de barras móvel” e um código QR aparecerá na tela que você deve escanear com seu smartphone. Um navegador web será aberto no seu telefone com um site onde você deve iniciar o scanner para ativar a câmera do telefone. Por fim, aponte a câmera para o código de barras do produto e pressione o botão “Escanear”.

Modificação de operação

Para modificar uma operação, pressione o símbolo do lápis em um dos registros da lista e uma janela modal aparecerá com os detalhes da operação. Apenas o conceito, o método de pagamento e o tipo de transação podem ser modificados.

Exclusão de operação

Para excluir uma operação, você deve pressionar o símbolo da lixeira localizado no lado direito do registro na lista.

Baixar comprovante de operação

Para baixar o comprovante da transação, selecione o símbolo do tipo de transação localizado na lista e uma janela aparecerá com as informações da transação. Na parte inferior, clique no botão “Baixar PDF”.

7. Gestão de Inventário

O catálogo de estoque é o ativo dinâmico mais vital de qualquer empresa comercial. Para garantir um fluxo de trabalho ágil no ponto de venda e evitar erros humanos na contagem de mercadorias, o Shop Tools possui um mecanismo otimizado para indexação e registro de novos itens. Este processo de integração digital foi projetado para ser intuitivo, centralizado e de execução instantânea. Para iniciar o processo de incorporação de um novo item ao seu banco de dados, você deve navegar até a seção de inventário e pressionar o botão interativo 'Registrar produto', que está permanentemente localizado no canto inferior direito da tela principal da interface.

Registro de produto

Para registrar um produto, pressione o botão “Registrar produto” no canto inferior direito da tela. Uma janela modal aparecerá com um formulário que você deve preencher com as informações solicitadas.

Modificação de produto

Para modificar os dados do item, clique no ícone do lápis em um dos registros da lista e uma janela modal aparecerá com um formulário contendo os dados do produto a serem atualizados.

Exclusão de produto

Para excluir os dados do produto, clique no ícone da lixeira localizado no lado direito do registro na lista.

Visualizar e baixar código de barras

Para visualizar o código de barras de um produto, pressione o símbolo do olho na lista, e o código associado será exibido na tela com a opção de baixá-lo abaixo.

8. Gestão de Clientes

Nesta seção, você pode registrar os detalhes dos diferentes clientes do seu negócio.

Registro de clientes

Para registrar um cliente, clique no botão “Registrar cliente” no canto inferior direito da tela. Uma janela modal aparecerá com um formulário que você deve preencher com as informações solicitadas.

Modificação de clientes

Para modificar as informações de um cliente, pressione o símbolo do lápis em um dos registros da lista, e uma janela modal aparecerá com um formulário contendo as informações do cliente a serem atualizadas.

Exclusão de clientes

Para excluir as informações de um cliente, pressione o símbolo da lixeira localizado no lado direito do registro na lista.

9. Gestão de Fornecedores

Nesta seção, você pode registrar os detalhes dos diferentes fornecedores do seu negócio.

Registro de fornecedores

Para registrar um fornecedor, clique no botão “Registrar fornecedor” no canto inferior direito da tela. Uma janela modal aparecerá com um formulário que você deve preencher com as informações solicitadas.

Modificação de fornecedores

Para modificar os detalhes de um fornecedor, clique no ícone do lápis em um dos registros da lista e uma janela modal aparecerá com um formulário contendo os detalhes do fornecedor a serem atualizados.

Exclusão de fornecedores

Para excluir os detalhes de um fornecedor, clique no ícone da lixeira no lado direito do registro na lista.

10. Gestão de Filas de Clientes

Nesta seção, você pode configurar um sistema de agendamento de turnos de atendimento para o seu negócio. Este recurso é muito útil para restaurantes, clínicas, bancos e açougues. Quando um cliente recebe um turno, ele recebe uma notificação via WhatsApp informando que é a sua vez.

Dashboard

Aqui você pode visualizar os primeiros 7 clientes na lista de espera e quem está sendo atendido no momento. Nesta seção, você pode exibir a lista em modo de tela cheia em uma tela ou monitor visível ao público, para que o status atual da lista de espera seja exibido claramente. Para marcar o primeiro cliente na fila de espera como “Atendido” e passar para o próximo, pressione a tecla ESPAÇO ou ENTER, ou clique no botão “Próximo cliente”.

Lista de espera

Este recurso permite visualizar a lista completa de clientes na fila e remover qualquer cliente que desejar.

Gerar Ticket

Nesta seção, um código QR é gerado, o qual você deve imprimir ou mostrar aos seus clientes para que eles o escanem. Assim que o cliente escanear o código QR, um formulário aparecerá no navegador do seu smartphone, onde ele precisará inserir seu nome, sobrenome e número de telefone (este último campo é importante para que o cliente possa receber uma notificação no WhatsApp quando for a sua vez).

11. Obter dados armazenados na nuvem

Para acessar os dados gerados na nuvem, você deve acessar o diretório chamado “SHOP TOOLS” e dentro dele encontrará um arquivo de planilha com os dados gerados.