Documentazione

1. Introduzione

La nostra piattaforma è stata progettata pensando all'autonomia, all'efficienza e alla sicurezza della tua attività. A differenza dei sistemi di gestione tradizionali, Shop Tools ti offre il controllo totale sulle tue informazioni, permettendoti di utilizzare la tua infrastruttura di archiviazione cloud per gestire ogni aspetto delle tue operazioni.

Questa documentazione è stata strutturata per guidarti passo passo, dalla configurazione iniziale all'utilizzo delle nostre funzionalità avanzate di automazione.

• Sovranità dei dati: Sei l'unico proprietario delle tue informazioni. Integrando il tuo account Google Drive o Dropbox, tutti i dati vengono memorizzati direttamente nel tuo spazio personale, garantendo privacy e accesso permanente.
• Gestione Integrale: Dal controllo di inventari e fornitori fino alla registrazione delle vendite con scanner mobile, tutto è centralizzato in un'interfaccia intuitiva.
• Innovazione nel Servizio Clienti: Con il nostro esclusivo sistema di gestione delle code potrai modernizzare l'assistenza ai clienti tramite notifiche automatiche via WhatsApp e turni digitali.
• Mobilità: Trasforma qualsiasi smartphone in uno strumento di lavoro grazie all'integrazione di codici QR e scansione di codici a barre in tempo reale.

Di seguito troverai i dettagli di ciascun modulo per iniziare a potenziare la tua attività fin da oggi.

2. Registrazione utente

Il processo di registrazione dell'utente sulla piattaforma Shop Tools viene effettuato tramite un account e-mail, nel quale dovrai concedere i permessi per la creazione di file nella tua unità di archiviazione cloud (Google Drive o Dropbox). Se non concedi i permessi, non potrai utilizzare lo strumento, poiché i dati generati verranno memorizzati in questo spazio.

3. Registrazione azienda

Il processo di avvio e inizio delle operazioni in Shop Tools richiede la creazione di un ambiente tecnico sicuro e personalizzato. Per garantire l'integrità, il backup e la portabilità di tutte le informazioni finanziarie e commerciali della tua azienda, la piattaforma utilizza un sistema di archiviazione decentralizzato basato sul cloud. Prima di iniziare a registrare le transazioni, è un requisito indispensabile collegare l'applicazione con il tuo provider di archiviazione di fiducia, tramite le API ufficiali di Google Drive o Dropbox. Concedendo questi permessi di lettura e scrittura, permetti a Shop Tools di creare una directory sicura e automatizzata all'interno del tuo account cloud personale. In questo spazio privato verranno ospitati tutti i backup periodici, i file di configurazione, i database crittografati e i report analitici generati dal software. Questo meccanismo elimina completamente il rischio di perdita di informazioni sensibili a causa di guasti hardware locali, garantendo che i dati della tua attività siano sempre disponibili, protetti secondo standard bancari e sotto il tuo assoluto controllo. Una volta consolidata la sincronizzazione con il tuo spazio di archiviazione cloud, il sistema ti reindirizzerà automaticamente al Modulo di Registrazione dell'Identità Aziendale. Questo passaggio è fondamentale per la parametrizzazione dello strumento, poiché ogni attività opera in realtà fiscali, geografiche e operative completamente distinte. In questo modulo dovrai registrare in dettaglio i dati strutturali della tua azienda, tra cui: Ragione Sociale e Codice Fiscale/Partita IVA: Dati ufficiali necessari per la successiva emissione e personalizzazione di ricevute e report finanziari interni. Valuta di Base e Regime Fiscale: Definisce la valuta nativa con cui verranno calcolati tutti gli acquisti e le vendite, nonché le percentuali di imposta (come l'IVA) applicabili ai tuoi prodotti. Informazioni di Contatto e Sede: Indirizzo fisico, numeri di telefono ed e-mail che serviranno sia per l'intestazione dei tuoi documenti commerciali sia per la configurazione degli avvisi automatizzati.

4. Dashboard

La dashboard centralizzata di Shop Tools è stata progettata come il centro di business intelligence per il tuo commercio. Funziona come una cabina di comando interattiva che raccoglie, elabora e sintetizza tutti i movimenti operativi e finanziari della tua azienda in tempo reale. Invece di esaminare complessi fogli di calcolo o registri contabili fisici, questo pannello trasforma i dati grezzi in metriche visive comprensibili, consentendo a proprietari e manager di prendere decisioni strategiche immediate basate su informazioni accurate e affidabili.

5. Impostazioni azienda

Nella parte superiore destra dello schermo troverai l'opzione “Impostazioni” che ti permetterà di modificare i dati della tua azienda, se necessario.

6. Gestione delle operazioni

Creazione dell'operazione

Per creare un'operazione dovrai premere il pulsante “Registra operazione” nella parte inferiore destra dello schermo; apparirà una finestra con un modulo. Inizialmente seleziona il tipo di operazione, che può essere “Entrata”, “Uscita”, “Da pagare” o “Da incassare”, quindi indica se questa operazione è associata a un nuovo cliente o fornitore o a uno già esistente (in caso sia nuovo, dovrai registrarne i dati; altrimenti selezionane uno dall'elenco). Successivamente puoi selezionare i prodotti da fatturare per aggiungerli al carrello, manualmente dal menu a tendina o utilizzando lo scanner di codici a barre mobile che si attiva scansionando un codice QR con lo smartphone. Infine, seleziona il metodo di pagamento e premi “Registra operazione”.

Attiva scanner di codici a barre

Per attivare lo scanner di codici a barre, premi il pulsante “Apri scanner di codici a barre mobile”: sullo schermo apparirà un codice QR da scansionare con lo smartphone. Sul telefono si aprirà un browser web con un sito in cui avviare lo scanner per attivare la fotocamera, inquadrare il codice a barre del prodotto e premere il pulsante “Scansiona”.

Modifica dell'operazione

Per modificare un'operazione premi il simbolo della matita di uno dei record nell'elenco: apparirà una finestra con i dettagli. Sarà possibile modificare solo il concetto, il metodo di pagamento e il tipo di operazione.

Eliminazione dell'operazione

Per eliminare un'operazione, premi l'icona del Cestino situata a destra del record nell'elenco.

Scarica ricevuta dell'operazione

Per scaricare la ricevuta dell'operazione seleziona l'icona del tipo di operazione nell'elenco: apparirà una finestra con le informazioni e in basso premi il pulsante “Scarica PDF”.

7. Gestione Inventario

Il catalogo delle scorte è l'asset dinamico più importante di qualsiasi impresa commerciale. Per garantire un flusso di lavoro agile nel punto vendita ed evitare errori umani nel conteggio della merce, Shop Tools dispone di un motore ottimizzato per l'indicizzazione e la registrazione di nuovi articoli. Questo processo di inserimento digitale è stato progettato per essere intuitivo, centralizzato e di immediata esecuzione. Per avviare il processo di inserimento di un nuovo articolo nel database, vai alla sezione inventario e premi il pulsante “Registra prodotto” nell'angolo in basso a destra dello schermo.

Registrazione prodotto

Per registrare un prodotto premi il pulsante “Registra prodotto” in basso a destra; apparirà un modulo da compilare con i dati richiesti.

Modifica prodotto

Per modificare i dati di un prodotto, premi l'icona della matita su un record dell'elenco per aprire il modulo con i dati da aggiornare.

Eliminazione prodotto

Per eliminare i dati di un prodotto, premi l'icona del Cestino a destra del record nell'elenco.

Visualizza e scarica codice a barre

Per visualizzare il codice a barre di un prodotto, premi l'icona dell'occhio nell'elenco: il codice verrà mostrato a schermo con l'opzione per scaricarlo sottostante.

8. Gestione Clienti

In questa sezione potrai registrare i dati dei vari clienti della tua attività.

Registrazione clienti

Per registrare un cliente premi il pulsante “Registra cliente” in basso a destra; apparirà un modulo da compilare con i dati richiesti.

Modifica clienti

Per modificare i dati di un cliente, premi l'icona della matita su un record dell'elenco per aprire il modulo con i dati da aggiornare.

Eliminazione clienti

Per eliminare i dati di un cliente, premi l'icona del Cestino a destra del record nell'elenco.

9. Gestione Fornitori

In questa sezione potrai registrare i dati dei vari fornitori della tua attività.

Registrazione fornitori

Per registrare un fornitore premi il pulsante “Registra fornitore” in basso a destra; apparirà un modulo da compilare con i dati richiesti.

Modifica fornitori

Per modificare i dati di un fornitore, premi l'icona della matita su un record dell'elenco per aprire il modulo con i dati da aggiornare.

Eliminazione fornitori

Per eliminare i dati di un fornitore, premi l'icona del Cestino a destra del record nell'elenco.

10. Gestione delle code dei clienti

In questa sezione potrai creare un sistema di gestione dei turni di servizio per la tua attività. Questa funzionalità è molto utile per ristoranti, cliniche, banche o macellerie. Quando a un cliente viene assegnato un turno, riceverà una notifica via WhatsApp per avvisarlo che è il suo turno.

Dashboard

Qui puoi vedere i primi 7 clienti nella lista d'attesa e chi viene servito in quel momento. Puoi visualizzare l'elenco a schermo intero su un monitor visibile al pubblico. Per contrassegnare il primo cliente come «Servito» e passare al successivo, premi SPAZIO o INVIO oppure fai clic sul pulsante «Prossimo cliente».

Lista d'attesa

Questa funzionalità consente di visualizzare l'elenco completo dei clienti in coda ed eliminare i clienti desiderati.

Genera Biglietto

In questa sezione viene generato un codice QR da stampare o mostrare ai clienti. Una volta scansionato il codice QR, nel browser dello smartphone apparirà un modulo in cui inserire nome, cognome e numero di telefono (quest'ultimo fondamentale per ricevere la notifica WhatsApp).

11. Ottieni i dati archiviati nel cloud

Per accedere ai dati generati nel cloud, accedi alla cartella denominata “SHOP TOOLS”, al cui interno troverai un foglio di calcolo con i dati generati.