Dokumentasi

1. Pengantar

Platform kami telah dirancang dengan mengutamakan otonomi, efisiensi, dan keamanan bisnis Anda. Berbeda dengan sistem manajemen tradisional, Shop Tools memberi Anda kendali penuh atas informasi Anda, memungkinkan Anda menggunakan infrastruktur penyimpanan awan Anda sendiri untuk mengelola setiap aspek operasi bisnis Anda.

Dokumentasi ini telah disusun untuk membimbing Anda langkah demi langkah, mulai dari pengaturan awal hingga menguasai alat otomatisasi canggih kami.

• Kedaulatan Data: Anda adalah pemilik tunggal atas informasi Anda. Dengan mengintegrasikan akun Google Drive atau Dropbox Anda, semua catatan disimpan langsung di ruang pribadi Anda, menjamin privasi dan akses permanen.
• Manajemen Komprehensif: Mulai dari kontrol inventaris dan pemasok hingga pendaftaran penjualan dengan pemindai seluler, semuanya terpusat dalam antarmuka yang intuitif.
• Inovasi dalam Layanan Pelanggan: Dengan sistem manajemen antrean eksklusif kami, Anda dapat memoderonisasi layanan pelanggan Anda melalui pemberitahuan WhatsApp otomatis dan penataan jadwal antrean digital.
• Mobilitas: Ubah ponsel pintar apa pun menjadi alat kerja berkat integrasi kode QR dan pemindaian kode batang secara real-time.

Di bawah ini, Anda akan menemukan rincian setiap modul sehingga Anda dapat mulai meningkatkan bisnis Anda hari ini.

2. Pendaftaran pengguna

Proses pendaftaran pengguna di platform Shop Tools dilakukan menggunakan akun email, di mana Anda harus memberikan izin untuk pembuatan berkas di unit penyimpanan awan Anda (Google Drive atau Dropbox). Jika Anda tidak memberikan izin, Anda tidak akan dapat menggunakan alat ini karena data yang dihasilkan akan disimpan di ruang penyimpanan tersebut.

3. Pendaftaran perusahaan

Proses pendaftaran dan inisialisasi di Shop Tools memerlukan pembentukan lingkungan teknis yang aman dan terpersonalisasi. Untuk menjamin integritas, pencadangan, dan portabilitas seluruh informasi keuangan dan komersial perusahaan Anda, platform ini menggunakan sistem penyimpanan berbasis awan yang terdesentralisasi. Sebelum mulai mencatat transaksi, Anda wajib menghubungkan aplikasi dengan penyedia penyimpanan terpercaya Anda, baik melalui API resmi Google Drive atau Dropbox. Dengan memberikan izin baca dan tulis ini, Anda mengizinkan Shop Tools untuk membuat direktori otomatis yang aman di dalam akun awan pribadi Anda. Ruang pribadi ini akan menampung semua cadangan berkala, berkas konfigurasi, basis data terenkripsi, dan laporan analitis yang dihasilkan oleh perangkat lunak. Mekanisme ini sepenuhnya menghilangkan risiko kehilangan informasi sensitif akibat kegagalan perangkat keras lokal, memastikan bahwa data bisnis Anda selalu tersedia, dilindungi dengan standar tingkat perbankan, dan berada di bawah kendali mutlak Anda. Setelah sinkronisasi berhasil dibuat, sistem akan secara otomatis mengarahkan Anda ke Formulir Pendaftaran Identitas Bisnis. Langkah ini sangat penting untuk penyesuaian parameter alat, karena setiap bisnis beroperasi di bawah realitas fiskal, geografis, dan operasional yang berbeda. Dalam formulir ini, Anda harus mencatat data struktural perusahaan Anda secara rinci, meliputi: Nama Bisnis dan Identifikasi Pajak: Data resmi yang diperlukan untuk penerbitan dan kustomisasi bukti transaksi, resi, dan laporan keuangan internal. Mata Uang Utama dan Rezim Pajak: Menentukan mata uang utama yang digunakan untuk menghitung semua pembelian dan penjualan, serta persentase pajak (seperti PPN) yang berlaku untuk produk Anda. Informasi Kontak dan Lokasi: Alamat fisik, nomor telepon, dan email yang akan berfungsi sebagai tata letak header dokumen komersial Anda serta untuk mengonfigurasi peringatan otomatis.

4. Dasbor

Dasbor terpusat Shop Tools telah dirancang sebagai pusat intelijen bisnis utama untuk perdagangan Anda. Dasbor ini berfungsi sebagai pusat kendali interaktif yang mengumpulkan, memproses, dan menyintesis semua pergerakan operasional dan keuangan perusahaan Anda secara real-time. Daripada memeriksa spreadsheet yang rumit atau buku besar akuntansi fisik, panel ini mengubah data mentah menjadi metrik visual yang mudah dipahami, memungkinkan pemilik bisnis dan manajer membuat keputusan strategis secara langsung berdasarkan informasi yang akurat dan terpercaya.

5. Pengaturan perusahaan

Di sudut kanan atas layar, Anda akan menemukan opsi "Pengaturan" yang memungkinkan Anda mengubah informasi perusahaan jika diperlukan.

6. Manajemen operasi

Pembuatan operasi

Untuk membuat transaksi, tekan tombol "Catat operasi" di kanan bawah layar, dan jendela modal berisi formulir akan muncul. Pertama, pilih jenis transaksi, yaitu "Pemasukan", "Pengeluaran", "Hutang", atau "Piutang", lalu tentukan apakah transaksi ini terkait dengan pelanggan/pemasok baru atau yang sudah ada (jika baru, Anda harus mendaftarkan data mereka; jika tidak, pilih salah satu dari daftar yang ditampilkan). Kemudian Anda dapat memilih produk yang akan difakturkan dan menambahkannya ke keranjang. Anda dapat menambahkannya secara manual menggunakan daftar pilihan drop-down atau dengan pemindai kode batang seluler yang diaktifkan dengan memindai kode QR menggunakan ponsel pintar Anda. Terakhir, Anda harus memilih metode pembayaran dan menekan "Catat operasi".

Aktifkan pemindai kode batang

Untuk mengaktifkan pemindai kode batang, tekan tombol "Buka pemindai kode batang seluler", dan kode QR akan muncul di layar yang harus Anda pindai dengan ponsel pintar Anda. Peramban web akan terbuka di ponsel Anda ke sebuah situs di mana Anda harus menjalankan pemindai untuk mengaktifkan kamera ponsel. Terakhir, arahkan kamera ke kode batang produk dan tekan tombol "Pindai".

Perubahan operasi

Untuk mengubah operasi, tekan simbol pensil pada salah satu catatan di daftar dan jendela modal akan muncul menampilkan rincian operasi. Hanya konsep, metode pembayaran, dan jenis transaksi yang dapat diubah.

Penghapusan operasi

Untuk menghapus operasi, Anda harus menekan simbol tempat sampah yang terletak di sisi kanan catatan dalam daftar.

Unduh bukti transaksi

Untuk mengunduh bukti transaksi, pilih simbol jenis transaksi yang terletak di daftar dan jendela berisi informasi transaksi akan muncul. Di bagian bawah, klik tombol "Unduh PDF".

7. Manajemen Inventaris

Katalog stok adalah aset dinamis paling vital dari setiap perusahaan komersial. Untuk menjamin alur kerja yang lincah di kasir dan mencegah kesalahan manusia dalam penghitungan barang, Shop Tools dilengkapi mesin yang dioptimalkan untuk pengindeksan dan pendaftaran produk baru. Proses masuk digital ini dirancang intuitif, terpusat, dan dapat dieksekusi seketika. Untuk memulai proses penambahan produk baru ke basis data Anda, Anda harus masuk ke bagian inventaris dan menekan tombol interaktif "Tambah produk" yang terletak di sudut kanan bawah layar utama antarmuka.

Pendaftaran produk

Untuk mendaftarkan produk, tekan tombol "Tambah produk" di kanan bawah layar. Jendela modal akan muncul berisi formulir yang harus Anda isi dengan informasi yang diminta.

Perubahan produk

Untuk mengubah data produk, klik ikon pensil pada salah satu catatan di daftar dan jendela modal akan muncul berisi formulir dengan data produk yang akan diperbarui.

Penghapusan produk

Untuk menghapus data produk, klik ikon tempat sampah yang terletak di sisi kanan catatan dalam daftar.

Lihat dan unduh kode batang

Untuk melihat kode batang produk, tekan simbol mata pada daftar, dan kode yang terkait akan ditampilkan di layar bersama dengan opsi untuk mengunduhnya di bawah.

8. Manajemen Pelanggan

Di bagian ini, Anda dapat mendaftarkan rincian pelanggan bisnis Anda.

Pendaftaran pelanggan

Untuk mendaftarkan pelanggan, klik tombol "Tambah pelanggan" di kanan bawah layar. Jendela modal akan muncul berisi formulir yang harus Anda isi dengan informasi yang diminta.

Perubahan data pelanggan

Untuk mengubah informasi pelanggan, tekan simbol pensil pada salah satu catatan di daftar, dan jendela modal akan muncul berisi formulir dengan informasi pelanggan yang akan diperbarui.

Penghapusan pelanggan

Untuk menghapus informasi pelanggan, tekan simbol tempat sampah yang terletak di sisi kanan catatan dalam daftar.

9. Manajemen Pemasok

Di bagian ini, Anda dapat mendaftarkan rincian pemasok bisnis Anda.

Pendaftaran pemasok

Untuk mendaftarkan pemasok, klik tombol "Tambah pemasok" di kanan bawah layar. Jendela modal akan muncul berisi formulir yang harus Anda isi dengan informasi yang diminta.

Perubahan data pemasok

Untuk mengubah rincian pemasok, klik ikon pensil pada salah satu catatan di daftar dan jendela modal akan muncul berisi formulir dengan rincian pemasok yang akan diperbarui.

Penghapusan pemasok

Untuk menghapus rincian pemasok, klik ikon tempat sampah di sisi kanan catatan dalam daftar.

10. Manajemen Antrean Pelanggan

Di bagian ini, Anda dapat membuat sistem penjadwalan antrean layanan pelanggan untuk bisnis Anda. Fitur ini sangat berguna untuk restoran, klinik, bank, dan toko daging. Ketika pelanggan diberi nomor antrean, mereka akan menerima pemberitahuan melalui WhatsApp yang memberi tahu bahwa itu adalah giliran mereka.

Dasbor

Di sini Anda dapat melihat 7 pelanggan pertama dalam daftar tunggu dan siapa yang sedang dilayani saat ini. Bagian ini dapat ditampilkan dalam mode layar penuh pada layar atau monitor publik agar status daftar tunggu dapat terlihat dengan jelas. Untuk menandai pelanggan pertama sebagai "Selesai Dilayani" dan beralih ke pelanggan berikutnya, tekan tombol SPASI atau ENTER, atau klik tombol "Pelanggan Berikutnya".

Daftar Tunggu

Fitur ini memungkinkan Anda melihat daftar lengkap pelanggan dalam antrean dan menghapus pelanggan yang Anda inginkan.

Buat Tiket

Di bagian ini, kode QR akan dibuat untuk dicetak atau ditampilkan kepada pelanggan Anda agar dapat dipindai. Setelah pelanggan memindai kode QR, formulir akan muncul di peramban ponsel pintar mereka, di mana mereka harus memasukkan nama depan, nama belakang, dan nomor telepon (bidang terakhir ini penting agar pelanggan dapat menerima pemberitahuan WhatsApp saat giliran mereka tiba).

11. Mendapatkan data yang disimpan di awan

Untuk mengakses data yang dibuat di awan, Anda harus mengakses direktori bernama "SHOP TOOLS" dan di dalamnya Anda akan menemukan berkas spreadsheet berisi data tersebut.