दस्तावेज़ीकरण

1. परिचय

हमारा प्लेटफ़ॉर्म आपके व्यवसाय की स्वायत्तता, दक्षता और सुरक्षा को ध्यान में रखकर डिज़ाइन किया गया है। पारंपरिक प्रबंधन प्रणालियों के विपरीत, Shop Tools आपको आपकी जानकारी पर पूर्ण नियंत्रण प्रदान करता है, जिससे आप अपने व्यावसायिक संचालन के हर पहलू को प्रबंधित करने के लिए अपने स्वयं के क्लाउड स्टोरेज इंफ्रास्ट्रक्चर का उपयोग कर सकते हैं।

यह दस्तावेज़ीकरण आपको शुरुआती सेटअप से लेकर हमारे उन्नत स्वचालन टूल में महारत हासिल करने तक चरण-दर-चरण मार्गदर्शन करने के लिए संरचित किया गया है।

• डेटा संप्रभुता (Data Sovereignty): आप अपनी जानकारी के एकमात्र स्वामी हैं। अपने Google Drive या Dropbox खाते को एकीकृत करके, सभी रिकॉर्ड सीधे आपके व्यक्तिगत स्थान में संग्रहीत होते हैं, जो गोपनीयता और स्थायी पहुँच की गारंटी देते हैं।
• व्यापक प्रबंधन: इन्वेंटरी और आपूर्तिकर्ता नियंत्रण से लेकर मोबाइल स्कैनर के साथ बिक्री पंजीकरण तक, सब कुछ एक सहज इंटरफ़ेस में केंद्रीकृत है।
• ग्राहक सेवा में नवाचार: हमारी विशेष कतार प्रबंधन प्रणाली के साथ, आप स्वचालित व्हाट्सएप सूचनाओं और डिजिटल अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग के माध्यम से अपनी ग्राहक सेवा को आधुनिक बना सकते हैं।
• गतिशीलता (Mobility): QR कोड और वास्तविक समय के बारकोड स्कैनिंग के एकीकरण के कारण किसी भी स्मार्टफोन को एक कार्य उपकरण में बदलें।

नीचे, आपको प्रत्येक मॉड्यूल का विवरण मिलेगा ताकि आप आज ही अपने व्यवसाय को बढ़ावा देना शुरू कर सकें।

2. उपयोगकर्ता पंजीकरण

Shop Tools प्लेटफ़ॉर्म पर उपयोगकर्ता पंजीकरण प्रक्रिया एक ईमेल खाते का उपयोग करके की जाती है, जिसमें आपको अपनी क्लाउड स्टोरेज यूनिट में फ़ाइलें बनाने की अनुमति देनी होगी, जो Google Drive या Dropbox हो सकती है। यदि आप अनुमति नहीं देते हैं, तो आप उपकरण का उपयोग नहीं कर पाएंगे, क्योंकि उत्पन्न डेटा इसी स्थान पर संग्रहीत किया जाएगा।

3. कंपनी का पंजीकरण

Shop Tools में ऑनबोर्डिंग और सेटअप प्रक्रिया के लिए एक सुरक्षित और कस्टमाइज्ड तकनीकी वातावरण स्थापित करने की आवश्यकता होती है। आपकी कंपनी की सभी वित्तीय और व्यावसायिक जानकारी की अखंडता, बैकअप और पोर्टेबिलिटी की गारंटी देने के लिए, प्लेटफ़ॉर्म एक विकेंद्रीकृत क्लाउड-आधारित स्टोरेज सिस्टम का उपयोग करता है। लेन-देन दर्ज करना शुरू करने से पहले, आधिकारिक Google Drive या Dropbox API के माध्यम से एप्लिकेशन को अपने विश्वसनीय स्टोरेज प्रदाता से जोड़ना एक आवश्यक शर्त है। ये पढ़ने और लिखने की अनुमतियां देकर, आप Shop Tools को अपने व्यक्तिगत क्लाउड खाते में एक सुरक्षित, स्वचालित निर्देशिका बनाने की अनुमति देते हैं। यह निजी स्थान सॉफ़्टवेयर द्वारा उत्पन्न सभी आवधिक बैकअप, कॉन्फ़िगरेशन फ़ाइलों, एन्क्रिप्टेड डेटाबेस और विश्लेषणात्मक रिपोर्टों की मेजबानी करेगा। यह तंत्र स्थानीय हार्डवेयर विफलताओं के कारण संवेदनशील जानकारी खोने के जोखिम को पूरी तरह से समाप्त कर देता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि आपका व्यावसायिक डेटा हमेशा उपलब्ध है, बैंकिंग-ग्रेड मानकों के तहत सुरक्षित है और आपके पूर्ण नियंत्रण में है। एक बार जब आपके क्लाउड स्टोरेज के साथ एक सफल सिंक स्थापित हो जाता है, तो सिस्टम आपको स्वचालित रूप से व्यावसायिक पहचान पंजीकरण फॉर्म पर पुनर्निर्देशित कर देगा। यह कदम टूल के मापदंडों को सेट करने के लिए मौलिक है, क्योंकि प्रत्येक व्यवसाय पूरी तरह से अलग वित्तीय, भौगोलिक और परिचालन वास्तविकताओं के तहत काम करता है। इस फॉर्म में, आपको अपनी कंपनी के संरचनात्मक डेटा को विस्तार से दर्ज करना होगा, जिसमें शामिल हैं: व्यावसायिक नाम और कर पहचान: वाउचर, रसीदें और आंतरिक वित्तीय रिपोर्ट जारी करने और कस्टमाइज करने के लिए आवश्यक आधिकारिक डेटा। मूल मुद्रा और कर व्यवस्था: वह मूल मुद्रा निर्धारित करती है जिसमें सभी खरीद और बिक्री की गणना की जाएगी, साथ ही आपके उत्पादों पर लागू कर प्रतिशत (जैसे वैट)। संपर्क जानकारी और स्थान: भौतिक पता, फ़ोन नंबर और ईमेल जो आपके व्यावसायिक दस्तावेज़ों के हेडर और स्वचालित अलर्ट कॉन्फ़िगर करने दोनों के लिए काम करेंगे।

4. डैशबोर्ड

केन्द्रीकृत Shop Tools डैशबोर्ड को आपके व्यवसाय के लिए मुख्य व्यावसायिक बुद्धिमत्ता केंद्र (बिज़नेस इंटेलिजेंस हब) के रूप में इंजीनियर किया गया है। यह एक इंटरैक्टिव कमांड सेंटर के रूप में कार्य करता है जो वास्तविक समय में आपकी कंपनी की सभी परिचालन और वित्तीय गतिविधियों को एकत्र, संसाधित और संश्लेषित करता है। जटिल स्प्रेडशीट या भौतिक लेखा बहियों को छानने के बजाय, यह पैनल कच्चे डेटा को आसानी से समझ में आने वाले दृश्य मीट्रिक में बदल देता है, जिससे व्यवसाय के मालिकों और प्रबंधकों को सटीक, विश्वसनीय जानकारी द्वारा समर्थित तत्काल रणनीतिक निर्णय लेने में सक्षम बनाया जा सके।

5. कंपनी सेटिंग्स

स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में, आपको “सेटिंग्स” विकल्प मिलेगा, जो आवश्यकता पड़ने पर आपको अपनी कंपनी की जानकारी संशोधित करने की अनुमति देता है।

6. लेन-देन प्रबंधन

लेन-देन बनाना

एक लेन-देन बनाने के लिए, स्क्रीन के निचले दाएं भाग में “लेन-देन दर्ज करें” बटन दबाएं, और एक फॉर्म के साथ एक विंडो दिखाई देगी। सबसे पहले, लेन-देन का प्रकार चुनें, जो “आय”, “व्यय”, “देय”, या “प्राप्य” हो सकता है, फिर इंगित करें कि यह लेन-देन किसी नए ग्राहक या आपूर्तिकर्ता से जुड़ा है या किसी मौजूदा से (यदि यह एक नया है, तो आपको उनका विवरण पंजीकृत करना होगा; अन्यथा, प्रदर्शित होने वाली सूची में से एक का चयन करें)। फिर आप बिल किए जाने वाले उत्पादों का चयन कर सकते हैं और उन्हें कार्ट में जोड़ सकते हैं। आप उन्हें ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करके मैन्युअल रूप से या मोबाइल बारकोड स्कैनर का उपयोग करके जोड़ सकते हैं, जो आपके स्मार्टफोन से QR कोड स्कैन करके सक्रिय होता है। अंत में, आपको भुगतान विधि चुननी होगी और “लेन-देन दर्ज करें” दबाना होगा।

बारकोड स्कैनर सक्रिय करें

बारकोड स्कैनर को सक्रिय करने के लिए, “मोबाइल बारकोड स्कैनर खोलें” बटन दबाएं, और स्क्रीन पर एक QR कोड दिखाई देगा जिसे आपको अपने स्मार्टफोन से स्कैन करना होगा। इसके बाद आपके फ़ोन पर एक वेबसाइट के साथ एक वेब ब्राउज़र खुलेगा जहाँ आपको फ़ोन के कैमरे को सक्रिय करने के लिए स्कैनर शुरू करना होगा। अंत में, कैमरे को उत्पाद के बारकोड पर केंद्रित करें और “स्कैन करें” बटन दबाएं।

लेन-देन में संशोधन

किसी लेन-देन में संशोधन करने के लिए, सूची में से किसी एक रिकॉर्ड पर पेंसिल प्रतीक दबाएं और लेन-देन विवरण के साथ एक विंडो दिखाई देगी। केवल विवरण, भुगतान विधि और लेन-देन के प्रकार को संशोधित करने की अनुमति होगी।

लेन-देन हटाना

किसी लेन-देन को हटाने के लिए, आपको सूची में रिकॉर्ड के दाईं ओर स्थित कचरा पात्र (ट्रैश कैन) प्रतीक को दबाना होगा।

लेन-देन की रसीद डाउनलोड करें

लेन-देन की रसीद डाउनलोड करने के लिए, सूची में स्थित लेन-देन प्रकार के प्रतीक का चयन करें और लेन-देन की जानकारी के साथ एक विंडो दिखाई देगी, और निचले भाग में “PDF डाउनलोड करें” बटन पर क्लिक करें।

7. इन्वेंटरी प्रबंधन

स्टॉक कैटलॉग किसी भी व्यावसायिक उद्यम की सबसे महत्वपूर्ण गतिशील संपत्ति है। बिक्री के बिंदु पर एक चुस्त कार्यप्रवाह की गारंटी देने और माल की गिनती में मानवीय त्रुटियों को रोकने के लिए, Shop Tools में नई वस्तुओं को अनुक्रमित (इंडेक्स) और पंजीकृत करने के लिए एक अनुकूलित इंजन है। यह डिजिटल प्रक्रिया सहज, केंद्रीकृत और तुरंत निष्पादन योग्य होने के लिए डिज़ाइन की गई है। अपने डेटाबेस में एक नई वस्तु को शामिल करने की प्रक्रिया शुरू करने के लिए, आपको इन्वेंटरी अनुभाग पर जाना होगा और 'उत्पाद दर्ज करें' बटन दबाना होगा, जो इंटरफ़ेस की मुख्य स्क्रीन के निचले दाएं कोने में स्थित है।

उत्पाद पंजीकरण

एक उत्पाद पंजीकृत करने के लिए, स्क्रीन के निचले दाएं भाग में “उत्पाद दर्ज करें” बटन दबाएं। इसके बाद एक फॉर्म के साथ एक विंडो दिखाई देगी जिसे आपको मांगी गई जानकारी भरकर पूरा करना होगा।

उत्पाद में संशोधन

उत्पाद डेटा को संशोधित करने के लिए, सूची में रिकॉर्ड्स में से एक पर पेंसिल आइकन पर क्लिक करें और अपडेट किए जाने वाले उत्पाद डेटा वाले फॉर्म के साथ एक विंडो दिखाई देगी।

उत्पाद हटाना

उत्पाद डेटा को हटाने के लिए, सूची में रिकॉर्ड के दाईं ओर स्थित कचरा पात्र आइकन पर क्लिक करें।

बारकोड देखें और डाउनलोड करें

किसी उत्पाद का बारकोड देखने के लिए, सूची में आंख के प्रतीक को दबाएं, और संबंधित कोड स्क्रीन पर प्रदर्शित होगा और इसके नीचे इसे डाउनलोड करने का विकल्प होगा।

8. ग्राहक प्रबंधन

इस अनुभाग में, आप अपने व्यवसाय के विभिन्न ग्राहकों का विवरण पंजीकृत कर सकते हैं।

ग्राहक पंजीकरण

एक ग्राहक को पंजीकृत करने के लिए, स्क्रीन के निचले दाएं भाग में “ग्राहक दर्ज करें” बटन पर क्लिक करें। इसके बाद एक फॉर्म के साथ एक विंडो दिखाई देगी जिसे आपको मांगी गई जानकारी भरकर पूरा करना होगा।

ग्राहक विवरण में संशोधन

ग्राहक की जानकारी में संशोधन करने के लिए, सूची में से किसी एक रिकॉर्ड पर पेंसिल प्रतीक दबाएं, और अपडेट की जाने वाली ग्राहक की जानकारी वाले फॉर्म के साथ एक विंडो दिखाई देगी।

ग्राहकों को हटाना

किसी ग्राहक की जानकारी हटाने के लिए, सूची में रिकॉर्ड के दाईं ओर स्थित कचरा पात्र प्रतीक को दबाएं।

9. आपूर्तिकर्ता प्रबंधन

इस अनुभाग में, आप अपने व्यवसाय के विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं का विवरण पंजीकृत कर सकते हैं।

आपूर्तिकर्ता पंजीकरण

एक आपूर्तिकर्ता को पंजीकृत करने के लिए, स्क्रीन के निचले दाएं भाग में “आपूर्तिकर्ता दर्ज करें” बटन पर क्लिक करें। मांगी गई जानकारी के साथ एक फॉर्म की विंडो दिखाई देगी।

आपूर्तिकर्ता विवरण में संशोधन

किसी आपूर्तिकर्ता के विवरण को संशोधित करने के लिए, सूची में से किसी एक रिकॉर्ड पर पेंसिल आइकन पर क्लिक करें और अद्यतन किए जाने वाले आपूर्तिकर्ता के विवरण वाले फॉर्म के साथ एक विंडो दिखाई देगी।

आपूर्तिकर्ताओं को हटाना

किसी आपूर्तिकर्ता के विवरण को हटाने के लिए, सूची में रिकॉर्ड के दाईं ओर स्थित कचरा पात्र आइकन पर क्लिक करें।

10. ग्राहक कतार प्रबंधन

इस अनुभाग में, आप अपने व्यवसाय के लिए ग्राहक अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग सिस्टम सेट कर सकते हैं। यह सुविधा रेस्तरां, क्लीनिक, बैंकों और कसाई की दुकानों के लिए बहुत उपयोगी है। जब किसी ग्राहक को अपॉइंटमेंट आवंटित की जाती है, तो उन्हें व्हाट्सएप के माध्यम से एक सूचना मिलती है जिससे उन्हें पता चलता है कि अब उनकी बारी है।

डैशबोर्ड

यहाँ आप प्रतीक्षा सूची के पहले 7 ग्राहकों को देख सकते हैं और यह भी कि वर्तमान में किसकी सेवा की जा रही है। इस अनुभाग में, आप जनता के लिए दृश्यमान स्क्रीन या मॉनिटर पर सूची को फुल-स्क्रीन मोड में प्रदर्शित कर सकते हैं, ताकि प्रतीक्षा सूची की वर्तमान स्थिति स्पष्ट रूप से प्रदर्शित हो। प्रतीक्षा कतार में पहले ग्राहक को «सेवा दी गई» के रूप में चिह्नित करने और अगले ग्राहक पर जाने के लिए, SPACE या ENTER कुंजी दबाएं, या «अगला ग्राहक» बटन पर क्लिक करें।

प्रतीक्षा सूची

यह सुविधा आपको कतार में ग्राहकों की पूरी सूची देखने और आपकी इच्छानुसार किसी भी ग्राहक को हटाने की अनुमति देती है।

टिकट बनाएं

इस अनुभाग में एक QR कोड उत्पन्न होता है, जिसे आपको प्रिंट करना चाहिए या अपने ग्राहकों को दिखाना चाहिए ताकि वे इसे स्कैन कर सकें। एक बार जब ग्राहक QR कोड स्कैन कर लेता है, तो उनके स्मार्टफोन के ब्राउज़र में एक फॉर्म दिखाई देगा, जहां उन्हें अपना नाम, उपनाम और फोन नंबर दर्ज करना होगा (यह अंतिम फ़ील्ड महत्वपूर्ण है ताकि ग्राहक को उनकी बारी आने पर व्हाट्सएप पर सूचना मिल सके)।

11. क्लाउड में संग्रहीत डेटा प्राप्त करना

क्लाउड में उत्पन्न डेटा तक पहुँचने के लिए, आपको “SHOP TOOLS” नामक निर्देशिका तक पहुँचना होगा और इसके भीतर आपको उत्पन्न डेटा के साथ एक स्प्रेडशीट फ़ाइल मिलेगी।