Documentation

1. Introduction

Notre plateforme a été conçue dans un souci d'autonomie, d'efficacité et de sécurité pour votre entreprise. Contrairement aux systèmes de gestion traditionnels, Shop Tools vous donne un contrôle total sur vos informations, vous permettant d'utiliser votre propre infrastructure de stockage cloud pour gérer chaque aspect de vos opérations commerciales.

Cette documentation a été structurée pour vous guider étape par étape, de la configuration initiale à la maîtrise de nos outils d'automatisation avancés.

• Souveraineté des données: Vous êtes le seul propriétaire de vos informations. En intégrant votre compte Google Drive ou Dropbox, tous les enregistrements sont stockés directement dans votre espace personnel, garantissant la confidentialité et un accès permanent.
• Gestion globale: Du contrôle des stocks et des fournisseurs à l'enregistrement des ventes avec scanner mobile, tout est centralisé dans une interface intuitive.
• Innovation dans le service client: Avec notre système exclusif de gestion des files d'attente, vous pouvez moderniser votre service client grâce à des notifications WhatsApp automatiques et à la planification numérique des rendez-vous.
• Mobilité: Transformez n'importe quel smartphone en outil de travail grâce à l'intégration des codes QR et du scan de codes-barres en temps réel.

Ci-dessous, vous trouverez les détails de chaque module afin que vous puissiez commencer à propulser votre entreprise dès aujourd'hui.

2. Inscription de l'utilisateur

Le processus d'inscription de l'utilisateur sur la plateforme Shop Tools s'effectue à l'aide d'un compte e-mail, dans lequel vous devez accorder des autorisations pour la création de fichiers dans votre unité de stockage cloud, qui peut être Google Drive ou Dropbox. Si vous n'accordez pas ces autorisations, vous ne pourrez pas utiliser l'outil, car les données générées seront stockées dans cet espace.

3. Inscription de l'entreprise

Le processus d'intégration et d'initialisation dans Shop Tools nécessite l'établissement d'un environnement technique sécurisé et personnalisé. Pour garantir l'intégrité, la sauvegarde et la portabilité de toutes les informations financières et commerciales de votre entreprise, la plateforme utilise un système de stockage décentralisé basé sur le cloud. Avant de commencer à enregistrer des transactions, il est indispensable de lier l'application à votre fournisseur de stockage de confiance, soit via les API officielles de Google Drive ou de Dropbox. En accordant ces autorisations de lecture et d'écriture, vous permettez à Shop Tools de créer un répertoire sécurisé et automatisé au sein de votre compte cloud personnel. Cet espace privé hébergera toutes les sauvegardes périodiques, les fichiers de configuration, les bases de données cryptées et les rapports analytiques générés par le logiciel. Ce mécanisme élimine complètement le risque de perte d'informations sensibles dues à des défaillances logicielles locales, garantissant que vos données d'entreprise soient toujours disponibles, protégées selon des normes de niveau bancaire et sous votre contrôle absolu. Une fois la synchronisation réussie avec votre stockage cloud établie, le système vous redirigera automatiquement vers le formulaire d'enregistrement de l'identité commerciale. Cette étape est fondamentale pour le paramétrage de l'outil, car chaque entreprise opère sous des réalités fiscales, géographiques et opérationnelles complètement distinctes. Dans ce formulaire, vous devez enregistrer en détail les données structurelles de votre entreprise, notamment : Nom de l'entreprise et identification fiscale : données officielles requises pour l'émission ultérieure et la personnalisation des justificatifs, reçus et rapports financiers internes. Devise de base et régime fiscal : définit la devise native dans laquelle tous les achats et ventes seront calculés, ainsi que les pourcentages de taxes (tels que la TVA) applicables à vos produits. Informations de contact et emplacement : adresse physique, numéros de téléphone et e-mails qui serviront à la fois pour l'en-tête de vos documents commerciaux et pour la configuration des alertes automatisées.

4. Tableau de bord

Le tableau de bord centralisé de Shop Tools a été conçu comme le cœur de l'informatique décisionnelle pour votre commerce. Il fonctionne comme un centre de commande interactif qui collecte, traite et synthétise tous les mouvements opérationnels et financiers de votre entreprise en temps réel. Au lieu de parcourir des feuilles de calcul complexes ou des registres comptables physiques, ce panneau transforme les données brutes en mesures visuelles faciles à comprendre, permettant aux propriétaires d'entreprise et aux gestionnaires de prendre des décisions stratégiques immédiates, appuyées par des informations précises et fiables.

5. Paramètres de l'entreprise

Dans le coin supérieur droit de l'écran, vous trouverez l'option « Paramètres », qui vous permet de modifier les informations de votre entreprise si nécessaire.

6. Gestion des opérations

Création d'opération

Pour créer une transaction, appuyez sur le bouton « Ajouter une opération » en bas à droite de l'écran, et une fenêtre modale avec un formulaire apparaîtra. Tout d'abord, sélectionnez le type de transaction, qui peut être « Revenu », « Dépense », « À payer » ou « À recevoir », puis indiquez si cette transaction est associée à un nouveau client ou fournisseur ou à un client existant (s'il s'agit d'un nouveau, vous devez enregistrer ses coordonnées ; sinon, sélectionnez-en un dans la liste qui s'affichera). Vous pouvez ensuite sélectionner les produits à facturer et les ajouter au panier. Vous pouvez les ajouter manuellement à l'aide de la liste déroulante ou en utilisant le scanner de code-barres mobile, qui s'active en scannant un code QR avec votre smartphone. Enfin, vous devez sélectionner le mode de paiement et appuyer sur « Ajouter une opération ».

Activer le scanner de code-barres

Pour activer le scanner de code-barres, appuyez sur le bouton « Ouvrir le scanner de code-barres mobile », et un code QR apparaîtra à l'écran que vous devrez scanner avec votre smartphone. Un navigateur web s'ouvrira alors sur votre téléphone avec un site internet où vous devrez démarrer le scanner pour activer l'appareil photo du téléphone. Enfin, pointez l'appareil photo sur le code-barres du produit et appuyez sur le bouton « Scanner ».

Modification d'opération

Pour modifier une opération, appuyez sur le symbole du crayon sur l'un des enregistrements de la liste et une fenêtre modale apparaîtra avec les détails de l'opération. Seuls le concept, le mode de paiement et le type de transaction peuvent être modifiés.

Suppression d'opération

Pour supprimer une opération, vous devez appuyer sur le symbole de la poubelle situé sur le côté droit de l'enregistrement dans la liste.

Télécharger le reçu de transaction

Pour télécharger le reçu de la transaction, sélectionnez le symbole du type de transaction situé dans la liste ; une fenêtre s'affichera avec les informations de la transaction. En bas, cliquez sur le bouton « Télécharger le PDF ».

7. Gestion des stocks

Le catalogue de stock est l'actif dynamique le plus vital de toute entreprise commerciale. Pour garantir un flux de travail agile au point de vente et éviter les erreurs humaines dans le comptage des marchandises, Shop Tools dispose d'un moteur optimisé pour l'indexation et l'enregistrement de nouveaux articles. Ce processus d'intégration numérique a été conçu pour être intuitif, centralisé et instantanément exécutable. Pour lancer le processus d'incorporation d'un nouvel article dans votre base de données, vous devez naviguer vers la section d'inventaire et appuyer sur le bouton interactif 'Ajouter un article', situé de manière permanente dans le coin inférieur droit de l'écran principal de l'interface.

Enregistrement de l'article

Pour enregistrer un article, appuyez sur le bouton « Ajouter un article » en bas à droite de l'écran. Une fenêtre modale apparaîtra alors avec un formulaire que vous devez remplir avec les informations demandées.

Modification de l'article

Pour modifier les données d'un article, cliquez sur l'icône de crayon d'un des enregistrements de la liste et une fenêtre modale apparaîtra avec un formulaire contenant les données du produit à mettre à jour.

Suppression de l'article

Pour supprimer les données du produit, cliquez sur l'icône de poubelle située sur le côté droit de l'enregistrement dans la liste.

Visualiser et télécharger le code-barres

Pour afficher le code-barres d'un produit, appuyez sur le symbole de l'œil dans la liste, et le code associé s'affichera à l'écran avec l'option de le télécharger ci-dessous.

8. Gestion des clients

Dans cette section, vous pouvez enregistrer les coordonnées des différents clients de votre entreprise.

Enregistrement des clients

Pour enregistrer un client, cliquez sur le bouton « Ajouter un client » en bas à droite de l'écran. Une fenêtre modale apparaîtra alors avec un formulaire que vous devez remplir avec les informations demandées.

Modification des clients

Pour modifier les informations d'un client, appuyez sur le symbole du crayon sur l'un des enregistrements de la liste, et une fenêtre modale apparaîtra avec un formulaire contenant les informations du client à mettre à jour.

Suppression des clients

Pour supprimer les informations d'un client, appuyez sur le symbole de la poubelle situé sur le côté droit de l'enregistrement dans la liste.

9. Gestion des fournisseurs

Dans cette section, vous pouvez enregistrer les coordonnées des différents fournisseurs de votre entreprise.

Enregistrement des fournisseurs

Pour enregistrer un fournisseur, cliquez sur le bouton « Ajouter un fournisseur » en bas à droite de l'écran. Une fenêtre modale apparaîtra avec un formulaire que vous devez remplir avec les informations demandées.

Modification des fournisseurs

Pour modifier les détails d'un fournisseur, cliquez sur l'icône de crayon d'un des enregistrements de la liste et une fenêtre modale apparaîtra avec un formulaire contenant les détails du fournisseur à mettre à jour.

Suppression des fournisseurs

Pour supprimer les détails d'un fournisseur, cliquez sur l'icône de poubelle située sur le côté droit de l'enregistrement dans la liste.

10. Gestion de la file d'attente des clients

Dans cette section, vous pouvez mettre en place un système de prise de rendez-vous clients pour votre entreprise. Cette fonctionnalité est très utile pour les restaurants, cliniques, banques et boucheries. Lorsqu'un rendez-vous est attribué à un client, il reçoit une notification via WhatsApp pour l'informer que c'est son tour.

Tableau de bord

Ici, vous pouvez voir les 7 premiers clients de la liste d'attente et qui est actuellement servi. Dans cette section, vous pouvez afficher la liste en mode plein écran sur un écran ou un moniteur visible par le public, de sorte que l'état actuel de la liste d'attente s'affiche clairement. Pour marquer le premier client de la file d'attente comme « Servi » et passer au suivant, appuyez sur la touche ESPACE ou ENTRÉE, ou cliquez sur le bouton « Client suivant ».

Liste d'attente

Cette fonctionnalité vous permet de voir la liste complète des clients dans la file d'attente et de supprimer le client de votre choix.

Générer un ticket

Dans cette section, un code QR est généré, que vous devez imprimer ou montrer à vos clients afin qu'ils puissent le scanner. Une fois que le client a scanné le code QR, un formulaire apparaîtra dans le navigateur de son smartphone, où il devra saisir son prénom, son nom et son numéro de téléphone (ce dernier champ est important pour que le client puisse recevoir une notification sur WhatsApp quand vient son tour).

11. Obtention des données stockées dans le cloud

Pour accéder aux données générées dans le cloud, vous devez accéder au répertoire nommé « SHOP TOOLS » et vous y trouverez un fichier de feuille de calcul contenant les données générées.