Documentación

1. Introducción

Nuestra plataforma ha sido diseñada pensando en la autonomía, la eficiencia y la seguridad de tu negocio. A diferencia de los sistemas de gestión tradicionales, Shop Tools te ofrece un control total sobre tu información, permitiéndote utilizar tu propia infraestructura de almacenamiento en la nube para gestionar cada aspecto de tu operación comercial.

Esta documentación ha sido estructurada para acompañarte paso a paso, desde la configuración inicial hasta el dominio de nuestras herramientas avanzadas de automatización.

• Soberanía de datos: Tú eres el único dueño de tu información. Al integrar tu cuenta de Google Drive o Dropbox, todos los registros se almacenan directamente en tu espacio personal, garantizando privacidad y acceso permanente.
• Gestión Integral: Desde el control de inventarios y proveedores hasta el registro de ventas con escáner móvil, todo está centralizado en una interfaz intuitiva.
• Innovación en la Atención al cliente: Con nuestro exclusivo sistema de gestión de colas, podrás modernizar la atención a tus clientes mediante notificaciones automáticas por WhatsApp y turnos digitales.
• Movilidad: Convierte cualquier smartphone en una herramienta de trabajo gracias a la integración de códigos QR y escaneo de códigos de barras en tiempo real.

A continuación, encontrarás el detalle de cada módulo para que puedas comenzar a potenciar tu negocio hoy mismo.

2. Registro de usuario

El proceso de registro de usuario en la plataforma de Shop Tools, se realiza mediante el uso de una cuenta de correo electrónico, en el que deberás otorgar los permisos para la creación de archivos en tu unidad de almacenamiento en la nube que puede ser Google Drive o Dropbox. Si no otorgas los permisos, no podrás utilizar la herramienta, debido a que los datos que se generen se almacenarán en este espacio.

3. Registro de empresa

El proceso de puesta en marcha e inicio de operaciones en Shop Tools requiere el establecimiento de un entorno técnico seguro y personalizado. Para garantizar la integridad, el respaldo y la portabilidad de toda la información financiera y comercial de tu empresa, la plataforma utiliza un sistema de almacenamiento descentralizado basado en la nube. Antes de comenzar a registrar transacciones, es un requisito indispensable vincular la aplicación con tu proveedor de almacenamiento de confianza, ya sea a través de las APIs oficiales de Google Drive o Dropbox.Al otorgar estos permisos de escritura y lectura, permites que Shop Tools cree un directorio seguro y automatizado dentro de tu cuenta personal en la nube. En este espacio privado se alojarán todos los respaldos periódicos, archivos de configuración, bases de datos cifradas y reportes analíticos generados por el software. Este mecanismo elimina por completo el riesgo de pérdida de información sensible ante fallos locales de hardware, asegurando que los datos de tu negocio estén siempre disponibles, protegidos bajo estándares bancarios y bajo tu absoluto control.Una vez consolidada la sincronización exitosa con tu almacenamiento en la nube, el sistema te redirigirá automáticamente al Formulario de Registro de Identidad Comercial. Este paso es fundamental para la parametrización de la herramienta, ya que cada negocio opera bajo realidades fiscales, geográficas y operativas completamente distintas. En este formulario deberás registrar de forma detallada los datos estructurales de tu empresa, incluyendo: Razón Social e Identificación Tributaria: Datos oficiales necesarios para la posterior emisión y personalización de comprobantes, recibos y reportes financieros internos. Moneda Base y Régimen Impositivo: Define la divisa nativa con la que se computarán todas las compras y ventas, así como los porcentajes de impuestos (como el IVA) aplicables a tus productos.Información de Contacto y Localización: Dirección física, números telefónicos y correos electrónicos que servirán tanto para el encabezado de tus documentos comerciales como para la configuración de alertas automatizadas.

4. Dashboard

El dashboard centralizado de Shop Tools ha sido diseñado como el núcleo de inteligencia de negocio para tu comercio. Funciona como una cabina de mando interactiva que recopila, procesa y sintetiza todos los movimientos operativos y financieros de tu empresa en tiempo real. En lugar de revisar hojas de cálculo complejas o libros contables físicos, este panel transforma los datos crudos en métricas visuales comprensibles, permitiendo a los dueños de negocios y administradores tomar decisiones estratégicas basadas en información certera de forma inmediata.

5. Configuración de empresa

En la parte superior derecha de la pantalla se encuentra la opción de “Configuración” que te permitirá modificar los datos de tu empresa si lo consideras necesario.

6. Manejo de operaciones

Creación de operación

Para crear una operación deberás presionar el botón “Registrar operación” en la parte inferior derecha de la pantalla y a continuación se mostrará una modal con un formulario. Inicialmente debes seleccionar el tipo de operación, que puede ser “Ingreso”, “Egreso”, “Por pagar” o “Por cobrar”, luego indicar si esta operación está asociada a un nuevo cliente o proveedor o si es uno ya existente (En caso de que sea uno nuevo, deberás registrar sus datos, de lo contrario seleccionarás uno de la lista que se desplegará). Posteriormente puedes seleccionar los productos a facturar para agregarlos al carrito, los cuales puedes incorporarlos de manera manual con la lista desplegable o utilizando el escáner móvil de códigos de barras que se activa mediante el escaneo de un código QR utilizando tu teléfono inteligente. Finalmente, debes seleccionar la forma de pago y presionar “Registrar operación”.

Activar escáner de código de barras

Para activar el escáner de código de barras, debes presionar el botón “Abrir escáner de código de barras móvil”, y aparecerá un código QR en pantalla que deberás escanear con tu teléfono móvil inteligente. Luego, en el teléfono se abrirá un navegador web con un sitio, en el que deberá iniciar el escáner, para que se active la cámara del teléfono y finalmente apuntar al código de barras de un producto y presionar el botón “Escanear”.

Modificación de operación

Para modificar una operación debes presionar el símbolo del lápiz de uno de los registros del listado y se mostrará una modal con los datos de la operación. Solo se permitirá modificar, el concepto, la forma de pago y el tipo de operación.

Eliminación de operación

Para eliminar una operación, debe presionar el símbolo de basurero ubicado en la parte derecha del registro en el listado.

Descargar comprobante de operación

Para descargar el comprobante de la operación debes seleccionar el símbolo de tipo de operación ubicado en el listado y aparecerá una ventana con la información de la misma, y en la parte inferior debe presionar el botón “Descargar PDF”.

7. Manejo de Inventario

El catálogo de existencias es el activo dinámico más importante de cualquier empresa comercial. Para garantizar un flujo de trabajo ágil en el punto de venta y evitar errores humanos en el conteo de mercancía, Shop Tools cuenta con un motor optimizado para la indexación y el registro de nuevos artículos. Este proceso de aprovisionamiento digital ha sido diseñado para ser intuitivo, centralizado y de ejecución inmediata. Para iniciar el proceso de incorporación de un nuevo artículo a tu base de datos, debes dirigirte a la sección de inventarios y presionar el botón interactivo “Registrar producto”, el cual se encuentra ubicado de manera fija en la esquina inferior derecha de la pantalla principal de la interfaz.

Registro de producto

Para registrar un producto deberás presionar el botón “Registrar producto” en la parte inferior derecha de la pantalla y a continuación se mostrará una modal con un formulario que debe llenar suministrando los datos indicados.

Modificación de producto

Para modificar los datos de un producto, debes presionar el símbolo del lápiz de uno de los registros del listado y se mostrará una modal con un formulario con los datos del producto a actualizar.

Eliminación de producto

Para eliminar los datos de un producto, debe presionar el símbolo de basurero ubicado en la parte derecha del registro en el listado.

Visualizar y descargar código de barras

Para visualizar el código de barras de un producto, debe presionar el símbolo de ojo en el listado, y se mostrará en pantalla el código asociado y debajo de él la opción para descárgalo.

8. Manejo de Clientes

En esta sección podrás registrar los datos de los diferentes clientes de tu negocio.

Registro de clientes

Para registrar un cliente deberás presionar el botón “Registrar cliente” en la parte inferior derecha de la pantalla y a continuación se mostrará una modal con un formulario que debe llenar suministrando los datos indicados.

Modificación de clientes

Para modificar los datos de un cliente, debes presionar el símbolo del lápiz de uno de los registros del listado y se mostrará una modal con un formulario con los datos del cliente a actualizar.

Eliminación de clientes

Para eliminar los datos de un cliente, debe presionar el símbolo de basurero ubicado en la parte derecha del registro en el listado.

9. Manejo de Proveedores

En esta sección podrás registrar los datos de los diferentes proveedores de tu negocio.

Registro de proveedores

Para registrar un proveedor deberás presionar el botón “Registrar proveedor” en la parte inferior derecha de la pantalla y a continuación se mostrará una modal con un formulario que debe llenar suministrando los datos indicados.

Modificación de proveedores

Para modificar los datos de un proveedor, debes presionar el símbolo del lápiz de uno de los registros del listado y se mostrará una modal con un formulario con los datos del cliente a actualizar.

Eliminación de proveedores

Para eliminar los datos de un proveedor, debe presionar el símbolo de basurero ubicado en la parte derecha del registro en el listado.

10. Gestión de colas de atención al cliente

En esta sección, podrás crear un sistema de asignación de turnos de atención al cliente para tu negocio. Esta funcionalidad es muy útil para restaurantes, clínicas, bancos o carnicerías. Cuando se le asigna un turno a un cliente, se le envía una notificación vía WhatsApp, indicándole que es su turno.

Dashboard

Aquí puede ver los primeros 7 clientes de la lista de espera y quién está siendo atendido en ese momento. En esta sección, puede mostrar la lista en modo de escritorio completo en una pantalla o monitor visible para el público, de modo que el estado actual de la lista de espera se vea claramente. Para marcar al primer cliente de la cola de espera como «Atendido» y pasar al siguiente, pulse la tecla ESPACIO o INTRO, o haga clic en el botón «Siguiente cliente».

Lista de espera

Esta funcionalidad, permite visualizar la lista completa de clientes en cola, y eliminar algún cliente que desee.

Generar Ticket

En esta sección se genera un código QR, que deberás imprimir o mostrar a tus clientes, con el fin de que estos lo escaneen. Una vez el cliente escanee el código QR, se le mostrar un formulario en el navegador de su teléfono inteligente, donde deberá indicar su nombre, apellido y teléfono (Este último campo es importante, para que al cliente le pueda llegar la notificación a su WhatsApp, cuando sea su turno).

11. Obtener datos almacenados en la nube

Para acceder a los datos generados en la nube, debes acceder al directorio llamado “SHOP TOOLS” y dentro de este encontrarás un archivo de hoja de cálculo con los datos generados.