Dokumentation

1. Einführung

Unsere Plattform wurde im Hinblick auf Autonomie, Effizienz und Sicherheit Ihres Unternehmens entwickelt. Im Gegensatz zu herkömmlichen Verwaltungssystemen gibt Ihnen Shop Tools die vollständige Kontrolle über Ihre Informationen, sodass Sie Ihre eigene Cloud-Speicherinfrastruktur nutzen können, um jeden Aspekt Ihres Geschäftsbetriebs zu verwalten.

Diese Dokumentation wurde so strukturiert, dass sie Sie Schritt für Schritt von der Ersteinrichtung bis zur Beherrschung unserer fortschrittlichen Automatisierungstools führt.

• Datensouveränität: Sie sind der alleinige Eigentümer Ihrer Informationen. Durch die Integration Ihres Google Drive- oder Dropbox-Kontos werden alle Datensätze direkt in Ihrem persönlichen Bereich gespeichert, was Datenschutz und dauerhaften Zugriff garantiert.
• Umfassendes Management: Von der Bestands- und Lieferantenkontrolle bis zur Verkaufsregistrierung mit mobilem Scanner ist alles in einer intuitiven Benutzeroberfläche zentralisiert.
• Innovation im Kundendienst: Mit unserem exklusiven Warteschlangenmanagementsystem können Sie Ihren Kundenservice durch automatische WhatsApp-Benachrichtigungen und digitale Terminplanung modernisieren.
• Mobilität: Verwandeln Sie jedes Smartphone dank der Integration von QR-Codes und Echtzeit-Barcode-Scanning in ein Arbeitswerkzeug.

Nachfolgend finden Sie Details zu jedem Modul, sodass Sie noch heute mit der Stärkung Ihres Unternehmens beginnen können.

2. Benutzerregistrierung

Der Benutzerregistrierungsprozess auf der Shop Tools-Plattform erfolgt über ein E-Mail-Konto, in dem Sie Berechtigungen für die Erstellung von Dateien in Ihrer Cloud-Speichereinheit erteilen müssen, bei der es sich um Google Drive oder Dropbox handeln kann. Wenn Sie keine Berechtigungen erteilen, können Sie das Tool nicht verwenden, da die generierten Daten in diesem Bereich gespeichert werden.

3. Unternehmensregistrierung

Der Onboarding- und Initialisierungsprozess in Shop Tools erfordert die Einrichtung einer sicheren und angepassten technischen Umgebung. Um die Integrität, Sicherung und Portabilität aller Finanz- und Geschäftsinformationen Ihres Unternehmens zu gewährleisten, nutzt die Plattform ein dezentrales Cloud-basiertes Speichersystem. Bevor Sie mit der Protokollierung von Transaktionen beginnen, ist es eine zwingende Voraussetzung, die Anwendung mit Ihrem vertrauenswürdigen Speicheranbieter zu verknüpfen, entweder über die offiziellen Google Drive- oder Dropbox-APIs. Durch die Erteilung dieser Lese- und Schreibrechte erlauben Sie Shop Tools, ein sicheres, automatisiertes Verzeichnis in Ihrem persönlichen Cloud-Konto zu erstellen. Dieser private Bereich hostet alle periodischen Backups, Konfigurationsdateien, verschlüsselten Datenbanken und Analyseberichte, die von der Software generiert werden. Dieser Mechanismus eliminiert das Risiko des Verlusts sensibler Informationen aufgrund lokaler Hardwarefehler vollständig und stellt sicher, dass Ihre Geschäftsdaten immer verfügbar, nach Bankenstandards geschützt und unter Ihrer absoluten Kontrolle sind. Sobald eine erfolgreiche Synchronisierung mit Ihrem Cloud-Speicher eingerichtet ist, leitet Sie das System automatisch zum Registrierungsformular für die Geschäftsidentität weiter. Dieser Schritt ist für die Tool-Parametrisierung von grundlegender Bedeutung, da jedes Unternehmen unter völlig unterschiedlichen steuerlichen, geografischen und betrieblichen Realitäten arbeitet. In diesem Formular müssen Sie die Strukturdaten Ihres Unternehmens detailliert erfassen, einschließlich: Unternehmensname und Steuernummer: Offizielle Daten, die für die spätere Ausstellung und Anpassung von Belegen, Quittungen und internen Finanzberichten erforderlich sind. Basiswährung und Steuerregelung: Definiert die Heimatwährung, in der alle Käufe und Verkäufe berechnet werden, sowie die für Ihre Produkte geltenden Steuersätze (wie die MwSt.). Kontaktinformationen und Standort: Physische Adresse, Telefonnummern und E-Mails, die sowohl für die Kopfzeile Ihrer Geschäftsdokumente als auch für die Konfiguration automatisierter Warnungen dienen.

4. Dashboard

Das zentralisierte Shop Tools-Dashboard wurde als Kern-Business-Intelligence-Hub für Ihren Handel entwickelt. Es fungiert als interaktive Kommandozentrale, die alle betrieblichen und finanziellen Bewegungen Ihres Unternehmens in Echtzeit erfasst, verarbeitet und synthetisiert. Anstatt komplexe Tabellenkalkulationen oder physische Geschäftsbücher zu durchkämmen, verwandelt dieses Panel Rohdaten in leicht verständliche visuelle Kennzahlen, sodass Geschäftsinhaber und Manager sofortige strategische Entscheidungen treffen können, die auf genauen und zuverlässigen Informationen basieren.

5. Unternehmenseinstellungen

In der oberen rechten Ecke des Bildschirms finden Sie die Option „Einstellungen“, mit der Sie bei Bedarf die Informationen Ihres Unternehmens ändern können.

6. Vorgangsverwaltung

Vorgangserstellung

Um eine Transaktion zu erstellen, drücken Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Vorgang registrieren“. Daraufhin wird ein modales Fenster mit einem Formular angezeigt. Wählen Sie zunächst den Typ der Transaktion aus, der „Einnahme“, „Ausgabe“, „Verbindlichkeit“ oder „Forderung“ sein kann, und geben Sie dann an, ob diese Transaktion einem neuen oder einem bestehenden Kunden oder Lieferanten zugeordnet ist (wenn es sich um einen neuen handelt, müssen Sie dessen Daten registrieren; andernfalls wählen Sie einen aus der Liste aus, die angezeigt wird). Sie können dann die in Rechnung zu stellenden Produkte auswählen und dem Warenkorb hinzufügen. Sie können sie manuell über die Dropdown-Liste oder über den mobilen Barcode-Scanner hinzufügen, der durch Scannen eines QR-Codes mit Ihrem Smartphone aktiviert wird. Schließlich müssen Sie die Zahlungsmethode auswählen und auf „Vorgang registrieren“ drücken.

Barcode-Scanner aktivieren

Um den Barcode-Scanner zu aktivieren, drücken Sie die Schaltfläche „Mobilen Barcode-Scanner öffnen“. Auf dem Bildschirm wird ein QR-Code angezeigt, den Sie mit Ihrem Smartphone scannen müssen. Auf Ihrem Telefon öffnet sich dann ein Webbrowser mit einer Website, auf der Sie den Scanner starten müssen, um die Kamera des Telefons zu aktivieren. Richten Sie die Kamera schließlich auf den Barcode des Produkts und drücken Sie die Schaltfläche „Scannen“.

Vorgangsänderung

Um einen Vorgang zu ändern, drücken Sie auf das Stiftsymbol bei einem der Datensätze in der Liste. Es erscheint ein modales Fenster mit den Vorgangsdetails. Nur das Konzept, die Zahlungsmethode und der Typ der Transaktion dürfen geändert werden.

Vorgangslöschung

Um einen Vorgang zu löschen, müssen Sie das Mülleimersymbol auf der rechten Seite des Datensatzes in der Liste drücken.

Transaktionsbeleg herunterladen

Um den Transaktionsbeleg herunterzuladen, wählen Sie das in der Liste befindliche Symbol für den Transaktionstyp aus. Es öffnet sich ein Fenster mit den Transationsinformationen. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche „PDF herunterladen“.

7. Bestandsverwaltung

Der Bestandskatalog ist das wichtigste dynamische Gut eines jeden Handelsunternehmens. Um einen agilen Arbeitsablauf am Verkaufspunkt zu gewährleisten und menschliche Fehler beim Zählen von Waren zu vermeiden, verfügt Shop Tools über eine optimierte Engine zur Indizierung und Registrierung neuer Artikel. Dieser digitale Onboarding-Prozess wurde so konzipiert, dass er intuitiv, zentralisiert und sofort ausführbar ist. Um den Prozess der Aufnahme eines neuen Artikels in Ihre Datenbank zu starten, müssen Sie zum Inventarbereich navigieren und auf die interaktive Schaltfläche 'Artikel registrieren' drücken, die sich dauerhaft in der unteren rechten Ecke des Hauptbildschirms der Benutzeroberfläche befindet.

Artikelregistrierung

Um einen Artikel zu registrieren, drücken Sie die Schaltfläche „Artikel registrieren“ unten rechts auf dem Bildschirm. Es erscheint ein modales Fenster mit einem Formular, das Sie mit den angeforderten Informationen ausfüllen müssen.

Artikeländerung

Um Artikeldaten zu ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol in einem der Datensätze in der Liste. Es erscheint ein modales Fenster mit einem Formular, das die zu aktualisierenden Produktdaten enthält.

Artikellöschung

Um Produktdaten zu löschen, klicken Sie auf das Mülleimersymbol auf der rechten Seite des Datensatzes in der Liste.

Barcode anzeigen und herunterladen

Um den Barcode eines Produkts anzuzeigen, drücken Sie das Augensymbol in der Liste. Der zugehörige Code wird auf dem Bildschirm angezeigt, mit der Option, ihn unten herunterzuladen.

8. Kundenverwaltung

In diesem Bereich können Sie die Daten der verschiedenen Kunden Ihres Unternehmens registrieren.

Kundenregistrierung

Um einen Kunden zu registrieren, klicken Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Kunde registrieren“. Es erscheint ein modales Fenster mit einem Formular, das Sie mit den angeforderten Informationen ausfüllen müssen.

Kunden ändern

Um die Informationen eines Kunden zu ändern, drücken Sie auf das Stiftsymbol bei einem der Datensätze in der Liste. Es erscheint ein modales Fenster mit einem Formular, das die zu aktualisierenden Kundeninformationen enthält.

Kunden löschen

Um die Informationen eines Kunden zu löschen, drücken Sie das Mülleimersymbol auf der rechten Seite des Datensatzes in der Liste.

9. Lieferantenverwaltung

In diesem Bereich können Sie die Daten der verschiedenen Lieferanten Ihres Unternehmens registrieren.

Lieferantenregistrierung

Um einen Lieferanten zu registrieren, klicken Sie unten rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Lieferant registrieren“. Es erscheint ein modales Fenster mit einem Formular, das Sie mit den angeforderten Informationen ausfüllen müssen.

Lieferanten ändern

Um die Daten eines Lieferanten zu ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol in einem der Datensätze in der Liste. Es erscheint ein modales Fenster mit einem Formular, das die zu aktualisierenden Lieferantendaten enthält.

Lieferanten löschen

Um die Daten eines Lieferanten zu löschen, klicken Sie auf das Mülleimersymbol auf der rechten Seite des Datensatzes in der Liste.

10. Kundenwarteschlangen-Management

In diesem Bereich können Sie ein Terminplanungssystem für Ihr Unternehmen einrichten. Diese Funktion ist sehr nützlich für Restaurants, Kliniken, Banken und Metzgereien. Wenn einem Kunden ein Termin zugewiesen wird, erhält er eine Benachrichtigung über WhatsApp, dass er an der Reihe ist.

Dashboard

Hier können Sie die ersten 7 Kunden auf der Warteliste sehen und wer gerade bedient wird. In diesem Bereich können Sie die Liste im Vollbildmodus auf einem für die Öffentlichkeit sichtbaren Bildschirm oder Monitor anzeigen, sodass der aktuelle Status der Warteliste übersichtlich dargestellt wird. Um den ersten Kunden in der Warteschlange als „Bedient“ zu markieren und zum nächsten zu wechseln, drücken Sie die LEERTASTE oder ENTER-Taste oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Nächster Kunde“.

Warteliste

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die vollständige Liste der Kunden in der Warteschlange anzuzeigen und jeden gewünschten Kunden zu entfernen.

Ticket generieren

In diesem Bereich wird ein QR-Code generiert, den Sie ausdrucken oder Ihren Kunden zeigen sollten, damit diese ihn scannen können. Sobald der Kunde den QR-Code scannt, erscheint im Browser seines Smartphones ein Formular, in das er seinen Vornamen, Nachnamen und seine Telefonnummer eingeben muss (dieses letzte Feld ist wichtig, damit der Kunde eine Benachrichtigung auf WhatsApp erhält, wenn er an der Reihe ist).

11. In der Cloud gespeicherte Daten abrufen

Um auf die in der Cloud generierten Daten zuzugreifen, müssen Sie auf das Verzeichnis „SHOP TOOLS“ zugreifen, in dem Sie eine Tabellenkalkulationsdatei mit den generierten Daten finden.